Assistenz der Geschäftsstellenleitung(m/w/x)

Befristeter Vertrag

Vollzeit/Teilzeit

mit Homeoffice

Berufserfahren

AI/ML Job

Keine Angabe

Heilbronn

Nejo KI-Zusammenfassung

In dieser Rolle als Assistenz der Geschäftsstellenleitung bist du das organisatorische Herzstück des Fraunhofer HNFIZ. Du koordinierst Termine, unterstützt bei Veranstaltungen und gestaltest aktiv den Aufbau der Geschäftsstelle mit modernen digitalen Tools.

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Anforderungen

•Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
•Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
•Know-how im Termin- und Prioritätenmanagement
•Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
•Routine mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, OneNote, SharePoint, OneDrive, Excel und PowerPoint
•Kenntnisse in Planner, To Do, Forms, Power Automate oder SAP
•Erfahrung mit CRM-Systemen und Verteiler- und Mailingmanagement
•Kenntnisse über DSGVO-Anforderungen
•Digitale Kompetenz und Affinität zu KI-Technologien
•Praxis in KI-gestützten Arbeitsprozessen
•Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
•Diplomatisches Geschick und Konfliktlösungsfähigkeiten
•Freundlichkeit, Engagement, Loyalität und Diskretion
•Ausgeprägte Service- und Teamorientierung sowie Kommunikationsgeschick

Abgeschlossene Berufsausbildung

Berufserfahrung

ca. 1 – 4 Jahre

Deine Aufgaben

•Kalender der Geschäftsstellenleitung steuern
•Reisen planen und organisieren
•Meetings vor- und nachbereiten, inkl. Protokollführung
•Korrespondenz auf Deutsch und Englisch übernehmen
•Unterlagen und Präsentationen erstellen
•Interne und externe Termine organisieren
•Besuche und Veranstaltungen koordinieren
•Schnittstelle zwischen Fraunhofer-Instituten und externen Partnern managen
•Aufbau und Prozessgestaltung der Geschäftsstelle unterstützen
•Wissens- und Prozessmanagement durchführen
•Digitale und KI-gestützte Tools einsetzen
•Onboarding neuer studentischer Hilfskräfte managen
•Einsatzplanung und Aufgabenkoordination begleiten
•Qualitätssicherung der Hilfskräfte durchführen
•DSGVO-konformen Ausbau der CRM-Datenbank unterstützen
•Verteilerlisten und Einladungen verwalten
•Follow-ups und Dokumentation koordinieren
•Beschaffungs-, Vertrags- und Rechnungsprozesse unterstützen
•Digitales Dokumenten- und Ablagemanagement optimieren

Tools & Technologien

Microsoft 365CRM-SystemeSAP

Sprachen

Deutsch – verhandlungssicher

Englisch – verhandlungssicher

Deine Vorteile

Flexibles Arbeiten

•Flexible Arbeitszeiten
•Mobiles Arbeiten

Attraktive Vergütung

•Faires und transparentes Vergütungssystem

Boni & Prämien

•Individuelle, leistungsbezogene Vergütungsbestandteile
•Erfolgsbeteiligung

Weiterbildungsangebote

•Umfassendes Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebot

Öffi Tickets

•Vergünstigtes Deutschlandticket

Sonstige Vorteile

•Diensthandy zur Privatnutzung

Betriebliche Altersvorsorge

•Betriebliche Altersvorsorge

Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Fraunhofer-Gesellschaft erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.

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