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KÖ
Körber AG
12d ago

Office Manager(m/w/x)

Hamburg
Full-timeOn-siteExperienced

Description

Als Herz des Büros prägst du den ersten Eindruck für Gäst:innen und sorgst durch geschickte Organisation sowie Prozessoptimierung für einen reibungslosen Alltag im gesamten Unternehmen.

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Requirements

  • •Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • •Mehrjährige Erfahrung im Office Management
  • •Organisationstalent, Priorisierungsfähigkeit und Kommunikationsstärke
  • •Serviceorientierung, Lösungsorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit
  • •Teamfähigkeit, Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
  • •Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • •Gute bis sehr gute Englischkenntnisse
  • •Sicherer Umgang mit MS 365 und Microsoft Teams
  • •Sicherer Umgang mit ERP-Systemen wie SAP oder DATEV
  • •Verantwortungsvoller Umgang mit Daten und IT-Sicherheit
  • •Wünschenswert: Erfahrung im Eventmanagement, Datenschutz oder Gebäudemanagement

Education

Vocational certification

Work Experience

approx. 1 - 4 years

Tasks

  • •Gäst:innen, Kund:innen und Bewerber:innen empfangen und betreuen
  • •Telefonzentrale, E-Mail-Postfach und Besucherregistrierung verwalten
  • •Raumbuchungsmanagement sowie Raumsetups und Technik koordinieren
  • •Meetings, Workshops und Events planen und vorbereiten
  • •Bewirtung und Catering für Veranstaltungen organisieren
  • •Travel- und Hospitality-Management übernehmen
  • •Interne Events und Seminare planen
  • •Onboarding- und Offboarding-Prozesse begleiten
  • •Büroabläufe sowie Schlüssel- und Zutrittsmanagement organisieren
  • •Postbearbeitung, Paketlogistik und Kurierdienste abwickeln
  • •Dokumentenmanagement und Archivierung verantworten
  • •Verträge, Rechnungen und Kostenstellen kontrollieren
  • •Budgetplanung und Bestellwesen für das Office Management steuern
  • •Reports und KPI-Auswertungen erstellen
  • •Prozesse optimieren und die Qualität überwachen
  • •Schnittstelle zwischen Unternehmen, Kund:innen und Teams bilden
  • •Externe Partner steuern und SLAs überwachen
  • •Serviceorientierte Kommunikation und Eskalationsmanagement führen
  • •Belegungsmanagement sowie Arbeitsplatz- und Meetingraumkonzepte entwickeln
  • •Wartungen, Reparaturen und Umzüge koordinieren
  • •Arbeitssicherheit und Brandschutz sicherstellen
  • •Notfall- und Incident-Management übernehmen
  • •Büromaterial und Mobiliar bestellen und verwalten

Tools & Technologies

MS 365Microsoft TeamsERP-SystemeSAPDATEV

Languages

German – Business Fluent

English – Business Fluent

Benefits

Diverse Work

  • •Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum

Informal Culture

  • •Kollegiales Team
  • •Offene und kommunikative Firmenkultur

Modern Office

  • •Modernes Arbeitsumfeld

Career Advancement

  • •Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Startup Environment

  • •Raum für Ideen

Other Benefits

  • •Attraktive Rahmenbedingungen

Public Transport Subsidies

  • •Beteiligung an ÖPNV Kosten

Parking & Commuter Benefits

  • •Kostenlose PKW-Stellplätze
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