vsquadrat GmbH
Office Manager:in(m/w/x)
Full-time/Part-timeOn-siteNot specified
Hamburg
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Gäste- und Kundenempfang, Raumbuchungsmanagement und Event-Catering-Organisation bei internationalem Technologiekonzern. Mehrjährige Erfahrung im Office Management erforderlich. Dynamisches Umfeld mit Event- und Meeting-Fokus.
Requirements
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management
- Organisationstalent, Priorisierungsfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Serviceorientierung, Lösungsorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit
- Teamfähigkeit, Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute bis sehr gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS 365 und Microsoft Teams
- Sicherer Umgang mit ERP-Systemen wie SAP oder DATEV
- Verantwortungsvoller Umgang mit Daten und IT-Sicherheit
- Wünschenswert: Erfahrung im Eventmanagement, Datenschutz oder Gebäudemanagement
Tasks
- Gäst:innen, Kund:innen und Bewerber:innen empfangen und betreuen
- Telefonzentrale, E-Mail-Postfach und Besucherregistrierung verwalten
- Raumbuchungsmanagement sowie Raumsetups und Technik koordinieren
- Meetings, Workshops und Events planen und vorbereiten
- Bewirtung und Catering für Veranstaltungen organisieren
- Travel- und Hospitality-Management übernehmen
- Interne Events und Seminare planen
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse begleiten
- Büroabläufe sowie Schlüssel- und Zutrittsmanagement organisieren
- Postbearbeitung, Paketlogistik und Kurierdienste abwickeln
- Dokumentenmanagement und Archivierung verantworten
- Verträge, Rechnungen und Kostenstellen kontrollieren
- Budgetplanung und Bestellwesen für das Office Management steuern
- Reports und KPI-Auswertungen erstellen
- Prozesse optimieren und die Qualität überwachen
- Schnittstelle zwischen Unternehmen, Kund:innen und Teams bilden
- Externe Partner steuern und SLAs überwachen
- Serviceorientierte Kommunikation und Eskalationsmanagement führen
- Belegungsmanagement sowie Arbeitsplatz- und Meetingraumkonzepte entwickeln
- Wartungen, Reparaturen und Umzüge koordinieren
- Arbeitssicherheit und Brandschutz sicherstellen
- Notfall- und Incident-Management übernehmen
- Büromaterial und Mobiliar bestellen und verwalten
Work Experience
- approx. 1 - 4 years
Education
- Vocational certification
Languages
- German – Business Fluent
- English – Business Fluent
Tools & Technologies
- MS 365
- Microsoft Teams
- ERP-Systeme
- SAP
- DATEV
Benefits
Diverse Work
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
Informal Culture
- Kollegiales Team
- Offene und kommunikative Firmenkultur
Modern Office
- Modernes Arbeitsumfeld
Career Advancement
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Startup Environment
- Raum für Ideen
Other Benefits
- Attraktive Rahmenbedingungen
Public Transport Subsidies
- Beteiligung an ÖPNV Kosten
Parking & Commuter Benefits
- Kostenlose PKW-Stellplätze
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Not a perfect match?
- KVL
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Benefits
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- Modernes Arbeitsumfeld
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Other Benefits
- Attraktive Rahmenbedingungen
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- Beteiligung an ÖPNV Kosten
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About the Company
Körber AG
Industry
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Description
Das Unternehmen ist ein internationaler Technologiekonzern, der Produkte, Lösungen und Services in den Bereichen Digital, Pharma, Supply Chain und Technologies anbietet.
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