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Office operations and expansion structures for a FinTech platform managing complex assets. Several years of Office Management experience in a dynamic environment required. Latest smartphone and fitness subscription provided.
Requirements
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management/Administration oder vergleichbarer Rolle (idealerweise dynamisches Umfeld)
- Erfahrung in Office-Projektsteuerung und Dienstleistermanagement
- Ausgeprägte Priorisierungsfähigkeit und Überblick bei vielen Themen
- Hohe Stressresistenz, Flexibilität und Freude an Abwechslung
- Verhandlungsgeschick und klare Kommunikation
- Freude an Teamarbeit, Präsenz, Nahbarkeit und Ansprechbarkeit
- Umgang mit sensiblen Themen, Feedback und Konflikten
- Strukturierte, selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
- Reisebereitschaft zwischen Standorten
Tasks
- Effizienten Office-Betrieb sicherstellen
- Strukturen für Expansion weiterentwickeln
- Alle Standortthemen verantworten
- Offices professionell organisieren
- Flächen- und Sitzplätze verwalten
- Schlüssel verwalten
- Telefonzentrale betreuen
- Mobiltelefone und Verträge verwalten
- Reparaturen und Neuanschaffungen koordinieren
- Office-bezogene Projekte steuern
- Umbauten managen
- Machbarkeitsanalysen durchführen
- Neue Tools einführen
- Bestehende Prozesse skalieren
- Relocations organisieren
- Bestehende Abläufe analysieren
- Abläufe in effiziente Strukturen überführen
- Aufgaben im Team koordinieren
- Projekte priorisieren
- Produktivität sicherstellen
- Positives Arbeitsumfeld schaffen
- Office-Richtlinien weiterentwickeln
- Einhaltung von Sicherheitsvorgaben sicherstellen
- Interne Events planen
- Firmenmeetings planen
- Shareholder-Veranstaltungen planen
- Investor:innen-Kommunikation abstimmen
- Reibungslosen Event-Ablauf sicherstellen
- Geschäftsreisen koordinieren
- Reiseausgaben überblicken
- Reiserichtlinien überblicken
- Schnittstelle für interne Teams bilden
- Schnittstelle für Geschäftsführung bilden
- Schnittstelle für HR und Compliance bilden
- Schnittstelle für Vermieter:innen bilden
- Schnittstelle für externe Dienstleister:innen bilden
Work Experience
- approx. 1 - 4 years
Education
- Vocational certificationOR
- Bachelor's degreeOR
- Master's degree
Languages
- German – Business Fluent
- English – Business Fluent
Benefits
Competitive Pay
- Attraktives Gehalt
Modern Equipment
- Neuestes Apple oder Android Smartphone
Additional Allowances
- Weiterbildungsbudget
Healthcare & Fitness
- Fitness-Abo
Career Advancement
- Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
Informal Culture
- Starker Teamgeist
- Flache Hierarchien
Startup Environment
- Kurze Entscheidungswege
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Not a perfect match?
- Optima-Aegidius-Firmengruppe
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Education
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Benefits
Competitive Pay
- Attraktives Gehalt
Modern Equipment
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Additional Allowances
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Career Advancement
- Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
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- Starker Teamgeist
- Flache Hierarchien
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About the Company
QPLIX GmbH
Industry
FinancialServices
Description
QPLIX develops and operates a software solution for the management of complex assets.
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