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encontec GmbH
last mo.

Mitarbeiter Sekretariat(m/w/x)

Ulm
Full-timeOn-siteExperienced

Description

In dieser Rolle bist du das organisatorische Rückgrat des Sekretariats. Du verwaltest administrative Abläufe, koordinierst Termine und sorgst für einen reibungslosen Empfang von Gästen, während du auch einfache Verbesserungsprojekte umsetzt.

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Requirements

  • •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
  • •Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Assistenz
  • •Sehr gute Kenntnisse in MS Office
  • •Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse

Education

Vocational certification

Work Experience

approx. 1 - 4 years

Tasks

  • •Administrative Vorgänge im Sekretariat verwalten
  • •Büromaterial und IT beschaffen
  • •Besprechungszimmer verwalten
  • •Mobiliar bestellen
  • •Termine nach vorgegebenen Regeln vereinbaren und verfolgen
  • •Reisen nach betrieblichen Richtlinien organisieren und abrechnen
  • •Telefonate entgegennehmen und vermitteln
  • •Eingehende Post und E-Mails bearbeiten
  • •Gäste empfangen und bewirten
  • •Unterlagen nach Absprachen zusammenstellen
  • •Andere Assistenzstellen bei Abwesenheit vertreten
  • •Einfache Verbesserungsprojekte nach klaren Vorgaben durchführen

Tools & Technologies

MS Office

Languages

German – Native

English – Business Fluent

Benefits

More Vacation Days

  • •30 Tage Urlaub
  • •Urlaubsgeld

Flexible Working

  • •Gleitzeitkonto

Additional Allowances

  • •Weihnachtsgeld

Bonuses & Incentives

  • •Treueprämie

Company Bike

  • •Jobrad

Retirement Plans

  • •Betriebliche Altersvorsorge

Other Benefits

  • •VWL

Team Events

  • •Firmenveranstaltungen

Mentorship & Coaching

  • •Persönliche Betreuung
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