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GB infraVelo GmbH
13d ago

Assistenz der Geschäftsleitung(m/w/x)

Berlin
Full-timeOn-siteSenior

Description

In dieser Rolle als Assistenz der Geschäftsleitung bist du die zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner:innen. Du sorgst für einen reibungslosen Büroablauf, koordinierst Termine und unterstützt bei der Erstellung von Dokumentationen und Präsentationen.

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Requirements

  • •Abgeschlossene Berufsausbildung in relevanten Fachrichtungen, idealerweise im kaufmännischen Bereich
  • •Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, bestenfalls im öffentlichen Dienst
  • •Qualitätsorientierte, flexible und vorausschauende Arbeitsweise
  • •Multitasking-Fähigkeit sowie hohes Maß an Organisations- und Koordinationsgeschick
  • •Hohe Dienstleistungs-, Kunden- und Serviceorientierung
  • •Eigenverantwortliches, strukturiertes und termingebundenes Arbeiten
  • •Schnelle Reaktionsfähigkeit und verantwortungsbewusstes Handeln
  • •Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Eigeninitiative
  • •Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägtes Analysevermögen
  • •Diplomatisches Gespür für hochrangige Gesprächspartner*innen aus Politik und Wirtschaft
  • •Offene, transparente, wertschätzende und zielführende Kommunikation
  • •Ausgeprägte und gelebte Teamfähigkeit
  • •Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
  • •Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
  • •Sehr gute Kenntnisse in MS Office
  • •Hervorragende mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache (C1/C2)
  • •Diskretion und Loyalität gegenüber Vorgesetzten
  • •Affinität für digitales Arbeiten und Prozessoptimierungen

Education

Vocational certification

Work Experience

5 years

Tasks

  • •Durchgängige Erreichbarkeit über digitale Kommunikationskanäle sicherstellen
  • •Digitalen und analogen Schriftverkehr sichten und priorisieren
  • •Reibungslosen Informationsfluss zwischen Geschäftsführung und Abteilungen sicherstellen
  • •Wichtige Schnittstellenfunktion im Unternehmen übernehmen
  • •Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung durchführen
  • •Zusammenarbeit mit Berliner Senatsverwaltungen und Institutionen koordinieren
  • •Digitale Ablage und Aktenverwaltung durchführen
  • •Informations- und Entscheidungsvorlagen sowie Präsentationen erstellen
  • •Meetings und Workshops organisatorisch vorbereiten und begleiten
  • •Fristenmanagement sicherstellen
  • •Administrative Unterstützung bei Jahresabschlussprozessen leisten
  • •Protokolle für interne und externe Termine erstellen
  • •Professionelle Betreuung von Besucher:innen gewährleisten
  • •Recherchen und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsleitung übernehmen
  • •Veranstaltungen organisieren und unterstützen
  • •Budgets anmelden und Rechnungen bearbeiten
  • •Dienstreisen organisieren und Kosten abrechnen

Tools & Technologies

MS Office

Languages

German – Business Fluent

Benefits

Flexible Working

  • •Flexible Arbeitszeitgestaltung

Competitive Pay

  • •Leistungsgerechte Vergütung

Informal Culture

  • •Offene Unternehmenskultur
  • •Wertschätzende Atmosphäre
  • •Kollegiales Miteinander

Purpose-Driven Work

  • •Mitgestaltungspotenziale

More Vacation Days

  • •30 Tage Urlaub

Retirement Plans

  • •Zusätzliche Altersvorsorge
  • •Vermögenswirksame Leistungen

Public Transport Subsidies

  • •Zuschuss zum BVG-Jobticket

Company Bike

  • •Möglichkeit zum Fahrrad-Leasing

Learning & Development

  • •Weiterbildungen
  • •Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten

Healthcare & Fitness

  • •Gesundheitsfördernde Angebote
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