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ORORENDT STUDIOS

Assistenz der Geschäftsführung(m/w/x)

Hamburg
Full-timeOn-siteManagement
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Terminmanagement und Meeting-Koordination für Geschäftsführung in Kreativstudio für Foto- und Videoproduktionen, mit Protokollführung bei Gesellschafterversammlungen. Mehrjährige Erfahrung auf Geschäftsführungs-/Vorstandsassistenz-Ebene erforderlich. Arbeit in dynamischem Kreativstudio-Umfeld.

Requirements

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Management, Office Management)
  • Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich (idealerweise Geschäftsführungs-/Vorstandsebene)
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil
  • Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
  • Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
  • Strukturierte, selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Proaktive und vorausschauende Denkweise
  • Professionelles Auftreten und Teamfähigkeit

Tasks

  • Termine der Geschäftsführung organisieren
  • Termine der Geschäftsführung koordinieren
  • Termine der Geschäftsführung priorisieren
  • Meetings und Veranstaltungen vorbereiten, begleiten und nachbereiten
  • Protokolle von Gesellschafterversammlungen führen
  • Dokumente für Meetings zusammenstellen
  • Präsentationen, Berichte und Entscheidungsgrundlagen erstellen
  • Interne und externe Geschäftskorrespondenz bearbeiten
  • Beschlussvorlagen vorbereiten und ausfertigen
  • Verträge und rechtliche Unterlagen prüfen
  • Verträge und rechtliche Unterlagen gestalten
  • Verträge und rechtliche Unterlagen verhandeln
  • Verträge und rechtliche Unterlagen dokumentieren
  • Die Einhaltung von Compliancevorgaben gewährleisten
  • Geschäftsreisen planen und organisieren
  • Mit internen Abteilungen koordinieren
  • Mit externen Partnern koordinieren
  • Mit internen Abteilungen kommunizieren
  • Mit externen Partnern kommunizieren
  • Geschäftsführung und Direktor:innen bei Projekten unterstützen
  • Geschäftsführung und Direktor:innen bei Analysen unterstützen
  • Geschäftsführung und Direktor:innen bei Sonderaufgaben unterstützen
  • Vertrauliche Dokumente verwalten
  • Sensible Informationen verwalten
  • Organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft unterstützen

Work Experience

  • 2 - 5 years

Education

  • Vocational certificationOR
  • Bachelor's degree

Languages

  • German – Business Fluent
  • English – Basic

Tools & Technologies

  • MS Office
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
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