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UN
Universität Wien
3d ago

Administrative Mitarbeiter:in(m/w/x)

Wien
from 3,131.3 / month
Full-timeTemporary contractOn-siteExperienced

Description

In dieser Rolle sicherst du den reibungslosen Betrieb des Zentrums, indem du Fellows administrativ begleitest und vielfältige Veranstaltungen von der Raumplanung bis zum Catering eigenständig organisierst.

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Requirements

  • •Matura, Bachelorabschluss von Vorteil
  • •Erfahrung in Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbarer Funktion
  • •Erfahrung in Organisation von Veranstaltungen und Meetings
  • •Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
  • •Fundierte IT-Kenntnisse in Office- und Projektmanagement-Software
  • •Organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
  • •Detailgenauigkeit und Zuverlässigkeit in administrativen Prozessen
  • •Hohe Kommunikationskompetenz und professionelles Auftreten
  • •Proaktive und lösungsorientierte Herangehensweise
  • •Hohe Selbstorganisation, Can-do-Einstellung und Flexibilität
  • •Interkulturelle Kompetenz und internationale Teamfähigkeit
  • •Diskretion, Zuverlässigkeit und soziale Kompetenz
  • •Kenntnisse der Universitäts- und Forschungsstrukturen
  • •Routine im Umgang mit Wissenschaftler*innen
  • •Vertrautheit mit Wien (praktisch und kulturell)
  • •Kenntnisse in SAP R/3 und TYPO3
  • •Erfahrung im IT-Support für Endanwender

Education

High school diploma
OR
Bachelor's degree

Work Experience

approx. 1 - 4 years

Tasks

  • •Den täglichen Betrieb des Zentrums administrativ unterstützen
  • •Die akademische Koordinatorin im Tagesgeschäft entlasten
  • •Terminplanung, Korrespondenz und Dokumentation übernehmen
  • •Programmdatenbanken und Dateien sorgfältig pflegen
  • •Fellow-Ausschreibungen verwalten und Bewerbungsunterlagen vorbereiten
  • •Dokumente und Mitteilungen für das Führungsteam erstellen
  • •Onboarding- und Offboarding-Prozesse der Fellows begleiten
  • •Fellows bei administrativen Belangen beratend unterstützen
  • •Veranstaltungen, Workshops und Meetings umfassend koordinieren
  • •Logistische Vorkehrungen und technische Unterstützung sicherstellen

Tools & Technologies

MS OfficeDatenbankenVerwaltungssystemeSAP R/3TYPO3

Languages

German – Business Fluent

English – Business Fluent

Benefits

Informal Culture

  • •Inspirierende Arbeitsatmosphäre
  • •Enthusiastisches und kollegiales Team

Mentorship & Coaching

  • •Kontakt mit führenden Wissenschaftler*innen

Purpose-Driven Work

  • •Spielraum für Eigeninitiative

Learning & Development

  • •Interne Weiterbildung
  • •Kostenlose Weiterbildungsangebote
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