Vorstands Sekretär:in(m/w/x)

# Vorstands Sekretär/ Assistent (m/w/d) ## Stellenzweck * **Verantwortung**: Filtern, Bewertung und Erledigung sämtlicher anfallender Geschäftskorrespondenz per E-Mail, Brief, Telefon (ggfls. englisch). * **Umfassende Organisation**: Terminplanung, -koordinierung und –überwachung für die Führungskraft und den Fahrer, Fristenüberwachung der Projekte. Strategische Planung und Sicherstellung eines effizienten und einwandfreien Ablaufes der täglich zu bewältigenden Aufgaben des Vorstandes. * **Unterstützung in Projekten**: Kommunikation, Organisation und Klärung von kaufmännischen Fragestellungen. * **Vor- und Nachbereitung**: Organisation, Vorbereitung der Unterlagen und Unterstützung bei Veranstaltungen, Meetings, Gremien- und Organsitzungen. Reiseorganisation für das In- und Ausland. * **Administration**: Bestellung und Verwaltung von Werbe-, Büromaterial, Elektronik. Bearbeitung von SAP-Aufträgen. * **Kaufmännische Tätigkeiten**: Eigenständige Bearbeitung der Rechnungen, Zahlungsaufträge, Kreditkartenabrechnung, Abrechnung der Reisekosten. Überwachung des Budgets und Bildung der Rückstellungen. Erstellen der Nebenkostenabrechnungen / Umsatzsteuerabrechnungen (Gremien) für den Personalbereich und den Steuerberater. * **IT-Koordination**: für den Vorstand, den Fahrer, neue Bereichsleiter und der Referenten. ## Das sollten Sie mitbringen * Kaufmännische Ausbildung * Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position * Hohe Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit * Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise * Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten * Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein * Sehr gute Kenntnisse in MS Office * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift * Wünschenswert sind SAP-Kenntnisse ## Diese Vorteile warten auf Sie: * Sie erhalten einen **attraktiven Arbeitsvertrag** mit tariflicher Vergütung nach TV-V sowie **Weihnachtsgeld, Leistungsprämien** und eine **betriebliche Altersvorsorge**. * Neben der tarifvertraglichen **39-Stunden-Woche** bieten wir Ihnen ein **attraktives Gleitzeitmodell**. Je nach Einsatzbereich können Sie auch in **Teilzeit** oder **tageweise von Zuhause** aus arbeiten – ideale Voraussetzungen für Ihre **Balance von Arbeit und Freizeit**. * Sie profitieren von 3000kWh **Energiedeputat** im Jahr. * Sie bekommen ein **kostenloses Jobticket**, für **Dienstfahrten** stehen Fahrzeuge aus unserem **Fuhrpark** bereit. * Ihre Gesundheit ist uns wichtig - nutzen Sie unser umfassendes Angebot im **betrieblichen Gesundheitsmanagement** oder trainieren Sie zu günstigen Konditionen im **hauseigenen Fitnessstudio**.