Dein Alltag besteht aus der Betreuung von Schüler*innen und Studierenden sowie der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern. Du übernimmst administrative Aufgaben, unterstützt bei der Prüfungsvorbereitung und kümmerst dich um die Schulverwaltung.
Anforderungen
- •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- •Berufserfahrung im Verwaltungsbereich
- •Sehr gute Deutschkenntnisse
- •EDV-Kenntnisse (MS Office)
- •Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
- •Hohe Serviceorientierung
- •Verantwortungsbewusstsein
- •Teamfähigkeit
- •Kommunikationsfähigkeit
- •Zuverlässigkeit
- •Flexibilität
- •Bereitschaft sich in Neues einzuarbeiten
- •Typo3, Social Media
- •Identifikation mit den Werten der Caritas
Deine Aufgaben
- •Kund*innen betreuen und kommunizieren
- •Ansprechperson im Sekretariat sein
- •Erstberatung zu Ausbildungsangeboten durchführen
- •Korrespondenz mit Stakeholdern abwickeln
- •Allgemeine Assistenzaufgaben erledigen
- •Post, Telefon und E-Mail bearbeiten
- •Protokolle führen
- •Personalwesen administrieren
- •Prüfungsvorbereitung unterstützen
- •Büro- und Schulbedarf bestellen
- •Schüler*innen und Studierende neu aufnehmen
- •Schulverwaltungsprogramm „Sokrates“ bedienen
- •Datenpflege im Schulverwaltungsprogramm durchführen
- •Zeugnisse und Bestätigungen ausstellen
- •Kassa und Verrechnung durchführen
- •Handkassa und Kassabuch führen
- •Vorbereitende Buchhaltung erledigen
- •Schulbeiträge verrechnen
- •Förderungen abrechnen
- •Internetpräsenz der Schule betreuen
- •Auf Messen bewerben
- •Bei der Produktion von Foldern mitwirken
- •Projektkoordination für Umbauten übernehmen
- •Standortübergreifende Zusammenarbeit fördern
Deine Vorteile
Gehalt je nach Ausbildung
Öffi-Zuschuss bis zu € 396/Jahr
Nachhaltige Arbeitsweise
Homeoffice nach Absprache
Bezahlte Fort- und Weiterbildungen
Aktive Unterstützung der Entwicklung
Arbeitszeiten entsprechend dem Schuljahr
Zwei zusätzliche Urlaubstage
Drei zusätzliche freie Tage
Betriebliche Gesundheitsförderung
Möglichkeit einer 4-Tage Woche
Original Beschreibung
**Ihr Aufgabenbereich:**
* Kund\*innenbetreuung & Kommunikation
* Ansprechperson im Sekretariat für Schüler\*innen & Studierende, Lehrer\*innen etc.
* Persönliche und telefonische Erstberatung zum Ausbildungsangebot sowie zu Fördermöglichkeiten
* Abwicklung der Korrespondenz und Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern
* Allgemeine Assistenzaufgaben:
* Post, Telefon, E-Mail, Protokollführung
* Administration Personalwesen
* Prüfungsvorbereitung, diverse Abläufe im Schulalltag, Veranstaltungen etc.
* Bestellung von Büro- und Schulbedarf
* Schulverwaltung:
* Neuaufnahme Schüler\*innen & Studierende
* Bedienung des Schulverwaltungsprogramms „Sokrates“ (inkl. Datenpflege)
* Ausstellen von Zeugnissen & Bestätigungen
* Kassa & Verrechnung
* Handkassa und Kassabuch
* Vorbereitende Buchhaltung
* Verrechnung von Schulbeiträgen etc.
* Abrechnen von Förderungen
* Schulmarketing:
* Betreuung der Internetpräsenz der Schule
* Bewerbung auf Messen
* Mitwirken bei der Produktion von Foldern etc.
* Projektkoordination (z.B. Umbauten im Schulgebäude)
* Schulstandortübergreifende Zusammenarbeit: Arbeitsgruppen zu verwaltungsspezifischen Themen, Schulmarketing etc.
**Wir erwarten:**
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Handelsakademie, Höhere Lehranstalt für wirtschaftliche Berufe oder Ähnliches) und Berufserfahrung im Verwaltungsbereich
* Sehr gute Deutsch- und EDV-Kenntnisse (MS Office)
* Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
* Hohe Serviceorientierung
* Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
* Flexibilität und die Bereitschaft sich in Neues einzuarbeiten (Typo3, Social Media, etc.)
* Identifikation mit den Werten der Caritas
**Wir bieten:**
**Faire Entlohnung & attraktive Benefits**
* Gehalt je nach Ausbildung und Berufserfahrung für **20 Wochenstunden** € 1.460,54 - € 1.686,43 sowie Gutscheine für Mitarbeiter\*innen mit Kindern und die Möglichkeit für steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine für alle Mitarbeiter\*innen.
**Nachhaltigkeit & Mobilität**
* Öffi-Zuschuss bis zu € 396/Jahr oder Klimaticket
* Nachhaltige Arbeitsweise – vom Bürobedarf bis zur Mobilität
* Homeoffice nach Absprache möglich
**Entwicklung & Weiterbildung**
* Bezahlte Fort- und Weiterbildungen
* Aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung
**Mehr Zeit für dich**
* Arbeitszeiten entsprechend dem Schuljahr (Urlaubskonsumation vorwiegend in den Schulferien)
* Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr
* Drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12., 31.12.
* Betriebliche Gesundheitsförderung
* Möglichkeit einer 4-Tage Woche