Dein Alltag dreht sich um die Organisation des Sekretariats und die Unterstützung der Leitung. Du kümmerst dich um die Büroorganisation, das Bewerbungsmanagement und die Finanzabrechnung, während du Veranstaltungen planst und Daten für das Controlling aufbereitest.
Anforderungen
- •Kaufmännische Ausbildung
- •Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung
- •Sehr gute PC-Kenntnisse
- •Selbstmanagement
- •Schnelle Auffassungsgabe
- •Prioritätensetzung
- •Verantwortungsbewusstsein
- •Loyalität
- •Diskretion
- •Sorgfältiger Umgang mit Ressourcen
- •Kommunikationsfähigkeit
- •Teamfähigkeit
- •Flexibilität
- •Offenheit für Neues
- •Belastbarkeit
- •Effizientes Arbeiten unter Druck
Deine Aufgaben
- •Sekretariatsabläufe reibungslos gestalten
- •Büroorganisation selbstständig durchführen
- •Zahlungsabwicklung und Korrespondenz erledigen
- •Termine koordinieren und Bestellungen verwalten
- •Standortleitung und pädagogische Leitung entlasten
- •Bewerbungsmanagement durchführen
- •Personalakten verwalten und Zeitwirtschaft erfassen
- •Tagsatz- und Wirtschaftsgeldabrechnung verantworten
- •Spendenmanagement und Kassenverantwortung übernehmen
- •Rechnungslegung und Behördenabrechnungen durchführen
- •Daten für Kennzahlen aufbereiten
- •Bildungscontrolling umsetzen und Rückerstattungen abwickeln
- •Veranstaltungen und Meetings planen und organisieren
- •Allgemeine Korrespondenz bearbeiten
Original Beschreibung
**Einleitung**
Als Mitarbeiter\*in von **SOS-Kinderdorf** begleitest du Kinder und Jugendliche in ein selbstbestimmtes Leben und machst dich für ihre Rechte und Anliegen stark!
**Deine Aufgaben**
* **Sekretariats- und Büroorganisation**: Reibungsloser Ablauf des Sekretariats, selbstständige Büroorganisation (Zahlungsabwicklung, Korrespondenz, Terminkoordination, Bestellwesen) und Unterstützung der Infrastruktur.
* **Administrative Unterstützung der Leitung**: Entlastung der Standortleitung und pädagogischen Leitungen, Bewerbungsmanagement, Verwaltung der Personalakten und Erfassung der Zeitwirtschaft für alle Mitarbeiter.
* **Finanz- und Abrechnungsaufgaben**: Verantwortung für Tagsatz- und Wirtschaftsgeldabrechnung, Spendenmanagement, Kassenverantwortung sowie Rechnungslegung und Behördenabrechnungen.
* **Datenmanagement und Controlling**: Aufbereitung von Daten für interne und externe Kennzahlen, Bildungscontrolling und Abwicklung von Rückerstattungen.
* **Organisation und Kommunikation**: Planung und Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen und Meetings sowie allgemeine Korrespondenz (Telefon, Post) und administrative Aufgaben.
**Was du mitbringst**
* **Berufliche Qualifikationen und Erfahrung**: Kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAK, HASCH) und idealerweise mindestens 5 Jahre Berufserfahrung.
* **Technische und organisatorische Fähigkeiten**: Sehr gute PC-Kenntnisse, Selbstmanagement, schnelle Auffassungsgabe und Prioritätensetzung.
* **Persönliche Eigenschaften**: Verantwortungsbewusstsein, Loyalität, Diskretion und sorgfältiger Umgang mit Ressourcen.
* **Soziale Kompetenzen**: Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität.
* **Arbeitsweise und Belastbarkeit**: Offenheit für Neues, Belastbarkeit und Fähigkeit, auch unter Druck effizient zu arbeiten.
**Was dich erwartet**
Das kollektivvertragliche **Monatsbruttogehalt** beträgt bei 30 Wochenstunden (inklusive Ruhepausen) zwischen **€ 1.923,01** und **€ 2.263,63.** Für eine exakte Berechnung werden deine Vordienstzeiten berücksichtigt.