Scheduling Expert(m/w/x)

## Scheduling Expert (m, w, d) - Potsdam ###### Temporary, Full-time ·Potsdam --- ##### Deine Aufgaben Wir sind auf der Suche nach einer/einem neuen Kollegin/Kollegen, die/der unser Abteilungsteam am Potsdam  in Vollzeit /40 Stunden pro Woche zum nächstmöglichen Zeitpunkt unterstützt sowie die/der unsere Vision von exzellenter Bildung mitträgt und die/der sich dafür engagiert, das Leben unserer Studierenden und Mitarbeiter/innen positiv zu beeinflussen. * Zusammenarbeit mit dem akademischen Personal zur Ermittlung, Planung und Koordinierung des individuellen Personalbedarfs auf der Grundlage der Studierendenzahlen und der Anforderungen des Studiengangs * Planung aller Lehrveranstaltungen für den Standort Potsdam und bei Bedarf Unterstützung des Planungsteams an den anderen Standorten in Berlin, Hamburg und Iserlohn * Erstellung von Stundenplänen für alle Studiengänge am Standort Potsdam in dem Studentenverwaltungssystem CampusNet * Erstellung von Lehraufträgen für freiberufliche Dozenten und Sicherstellung des Onboardings * Unterstützung des akademischen Teams bei der Berechnung der Professorenquoten für die einzelnen Studiengänge * Koordinierung und Bearbeitung der Stundenpläne in Zusammenarbeit mit den Dozenten aller Fachbereiche * Beantwortung von studentischen Anfragen zum Thema Stundenplan in deutscher und englischer Sprache * Reservierung von Räumen zur optimalen Planung nach Verfügbarkeit, Studierendenzahl und Lehrveranstaltungsbedarf unter Berücksichtigung verschiedener Sicherheitskonzepte * Eingabe und Verwaltung von Daten in das Studentenverwaltungssystem CampusNet ##### Dein Profil * Sie haben einen Hochschulabschluss und verfügen über umfassende MS-Office-Kenntnisse * Sie haben Erfahrung mit Verwaltungstätigkeiten und haben Spaß am Organisieren und Planen * Sie haben Kenntnisse in CampusNet oder einem anderen Studenteninformationssystem * Sie verfügen über gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Sie begeistern sich für den Hochschulbereich und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Organisationsgeschick, Teamgeist, Engagement und Flexibilität aus * Sie sind offen für die Arbeit in einem internationalen Umfeld und verfügen über hohe Kommunikationsfähigkeit, interkulturelles Bewusstsein und Offenheit für neue Erfahrungen und Herausforderungen ##### Warum wir? * Ein spannendes Arbeitsumfeld mit internationalen Kolleginnen und Kollegen * Möglichkeit, innovative Ideen und neue Konzepte zu entwickeln und umzusetzen * 30 Urlaubstage * Nach erfolgreich bestandener Probezeit bieten wir Zuschüsse für das Wohlbefinden der Mitarbeiter durch unser Gesundheitsbudget mit Präventions- und Nachsorgeleistungen * zahlreiche Aktivitäten und Veranstaltungen auf dem Campus im Bereich von Kultur, Bildung, Wirtschaft und Technologie ##### Your Responsibilities We are looking for a new colleague to join our Scheduling Team at our UE Innovation Hub in Potsdam on a full-time basis /40 hour a week, starting at the earliest possible date. **Key Activities & Responsibilities:** * Liaising with the academic staff to determine, schedule and coordinate individual staffing needs based on student numbers and program requirements; * Scheduling of all courses for the Potsdam location and, if needed, provide support to the Scheduling team at the other campuses in Berlin, Hamburg, and Iserlohn; * Creating timetables for all degree programs at the Potsdam campus in CampusNet; * Drawing up teaching assignments for freelance lecturers and ensuring onboarding; * Supporting the academic team by calculating the professorial quotas for the individual study programs; * Coordination and editing of the timetables in cooperation with the lecturers of all departments; * Answering to student inquiries regarding Scheduling related matters in English and German; * Reservation of rooms for optimal planning based on availability, student numbers, and course needs, in compliance with various safety concepts; * Entering and managing data in the student administration system CampusNet. ##### Your profile * You have university degree and have extensive MS Office skills * You have experience with administrative work and enjoy organizing and planning * You have knowledge of CampusNet or another student information system * You have good written and spoken German and English skills * You are enthusiastic about the higher education sector and demonstrate a high degree of reliability, initiative, organizational skills, team spirit, commitment, and flexibility * You are open to working in an international environment and display great communication skills, intercultural awareness, and openness to new experiences and challenges ##### Why us? * Opportunity to work with a great team in a dynamic and international environment * 30 days of vacation /5 working days per week * After successfully passing the probationary period, we offer subsidies for employees’ well-being through our health budget with preventive and aftercare services * Various online language courses and opportunities to participate in online collaboration courses * Numerous campus events from the fields of art, culture, business and science * Opportunity to develop and implement new ideas and concept ##### Über uns Global University Systems (GUS) ist eines der vielfältigsten Netzwerke von Hochschuleinrichtungen auf der ganzen Welt. GUS bildet in einer Vielzahl von Programmen aus, darunter Bachelor- und Masterstudiengänge, Englischsprachkurse sowie Berufs-, Unternehmens- und Führungskräfteausbildung. An 57 Standorten, u.a. in Großbritannien, Kanada, den Vereinigten Staaten, der Karibik, Irland, Israel, Singapur und Deutschland, bilden rund 87.000 Studierende ein internationales Netzwerk, um gemeinsam zu lernen. Die University of Europe for Applied Sciences (UE) ist Teil des Global University Systems. In Deutschland hat die UE ihren Hauptsitz in Potsdam und weitere Standorte in Berlin, Hamburg und Iserlohn. Die UE zeichnet sich durch ihren besonderen Praxisbezug, ihre Internationalität, moderne Lehrinhalte und den persönlichen Umgang mit den Studierenden aus. Jeden Tag tragen die Mitarbeiter/innen der UE mit innovativen Ideen dazu bei, die UE ihren Zielen näher zu bringen: Qualität, Service, Internationalität und Wachstum. Die Studiengänge sind das Ergebnis des direkten Austauschs zwischen UE-Professor/innen, Mitarbeiter/innen und Studierenden sowie des Feedbacks von potenziellem Arbeitgeber/innen.