Dein Alltag besteht aus der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten sowie der Pflege von Vorlagen. Du koordinierst Termine, unterstützt bei der Lead-Qualifizierung und begleitest Projekte, die teamübergreifend sind. Qualitätssicherung und die Optimierung von Abläufen gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.
Anforderungen
- •Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung
- •Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- •Hohe Tech-Affinität zu Google Workspace
- •Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Teamgeist
- •Gelebte Service-Mentalität und Fokus auf Qualität
Deine Aufgaben
- •Angebote erstellen, versenden und nachverfolgen
- •Angebotsvorlagen pflegen und weiterentwickeln
- •Daten in CRM- oder Angebotsdatenbanken pflegen
- •Versionskontrolle und strukturierte Ablage durchführen
- •Vertriebs- und Follow-up-Termine koordinieren und dokumentieren
- •Briefings, Kundenanschreiben und Nachbereitungen erstellen
- •Erstkontakt für organisatorische Rückfragen herstellen
- •Interne Abstimmungen, Termine und Prioritäten koordinieren
- •Aufgaben, Deadlines und operative Themen nachverfolgen
- •Teamübergreifende Projekte begleiten und umsetzen
- •Eigenständig mit internen Stakeholdern kommunizieren
- •Lead-Qualifizierung, Funnel-Tracking und Forecasting unterstützen
- •Account-Daten, Timings und Verantwortlichkeiten pflegen
- •Offene Angebote monitoren und im Angebotscontrolling unterstützen
- •Account & Partner Manager im Lizenzgeschäft unterstützen
- •Vertragsverlängerungen und neue Bestellungen bearbeiten
- •Herstellerangebote für Neu- und Bestandskunden einholen
- •Operative Abwicklung von Rechnungen prüfen und ablegen
- •Optimierung von Abläufen, Tools und Templates mitdenken
- •Impulse zur Standardisierung und Automatisierung geben
- •Qualitätssicherung und vorausschauende Arbeitsweise sicherstellen
Deine Vorteile
Motiviertes und unterstützendes Team
Hybride Arbeitskultur
Abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
Zentrale Rolle in Assistenz und Koordination
Freiraum zur Prozessgestaltung
Maximale Flexibilität bei der Arbeitsweise
Original Beschreibung
## Sales Operations & Vertriebsassistenz (m/w/d) / Innendienst
###### Permanent employee, Full or part-time ·(MA für B) NRW,(MA für B) Berlin
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##### Beschreibung
Zur operativen Entlastung des Commercial- und Consulting-Teams schaffen wir eine neue Position im Bereich Sales Operations & Vertriebsassistenz.
Diese Rolle ist zentral für die reibungslose Umsetzung unserer Vertriebsprozesse – von der Angebotserstellung über die Systempflege bis hin zur Kommunikation mit unseren Kund:innen.
Ein besonderer Fokus liegt auf der engen Zusammenarbeit mit dem Head of Commercial sowie dem Customer Success Manager. Die Rolle vereint klassische Assistenzaufgaben mit koordinativen Tätigkeiten entlang interner Projekte und in der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.
##### Deine Aufgaben
**Angebotsmanagement & Systempflege:**
* Erstellung, Versand und Nachverfolgung von Angeboten.
* Pflege und Weiterentwicklung von Angebotsvorlagen.
* Datenpflege in CRM- oder Angebotsdatenbanken (z. B. Copper, Zoho, Notion, HubSpot).
* Versionskontrolle und strukturierte Ablage.
**Terminorganisation & Kommunikationssupport:**
* Koordination und Dokumentation von Vertriebs- und Follow-up-Terminen.
* Erstellung von Briefings, Kundenanschreiben und Nachbereitungen
* Erstkontakt für organisatorische Rückfragen (per E-Mail und telefonisch).
**Unterstützung des Head of Commercial:**
* Koordination interner Abstimmungen, Termine und Prioritäten.
* Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und operativen Themen.
* Begleitung und Umsetzung teamübergreifender Projekte.
* Eigenständige Kommunikation mit internen Stakeholdern.
**Vertreibsprozess-Support**
* Unterstützung bei Lead-Qualifizierung, Funnel-Tracking und Forecasting.
* Pflege von Account-Daten, Timings und Verantwortlichkeiten.
* Monitoring offener Angebote und Unterstützung im Angebotscontrolling.
**Lizenz- & Partnermanagement-Support:**
* Unterstützung des Account & Partner Managers beim Lizenzgeschäft.
* Bearbeitung von Vertragsverlängerungen (Renewals) und neuen Bestellungen.
* Einholung von Herstellerangeboten (Quotes) für Neu- und Bestandskund:innen.
* Operative Abwicklung inklusive Prüfung und Ablage von Rechnungen.
**Impulsgeber:in für Struktur & Qualität:**
* Mitdenken bei der Optimierung von Abläufen, Tools und Templates.
* Impulse zur Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben.
* Sorgfältige Qualitätssicherung und vorausschauende Arbeitsweise.
##### Das bringst Du mit
* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung (z. B. Assistenz, Projektkoordination, Vertriebsinnendienst), idealerweise in enger Zusammenarbeit mit dem Management.
* Eine proaktive, eigenverantwortliche und absolut zuverlässige Arbeitsweise mit einem Talent für Organisation, Priorisierung und Prozessoptimierung.
* Hohe Tech-Affinität: Du beherrschst Google Workspace, CRM-Systeme sowie Kollaborationstools (z. B. Notion) und bist offen für neue Technologien wie generative KI.
* Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamgeist und ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern
* Eine gelebte Service-Mentalität und ein starker Fokus auf Qualität und Sorgfalt.
##### Was wir Dir bieten
* **Ein Umfeld, in dem Du wächst:** Freue Dich auf ein motiviertes und unterstützendes Team sowie eine hybride Arbeitskultur, die Eigenverantwortung fördert und Dir ermöglicht, Deine Stärken voll zu entfalten.
* **Verantwortung und Vielfalt:** Es erwartet Dich ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum, in dem Du eine zentrale Rolle zwischen Assistenz, Prozessmanagement und Koordination einnimmst.
* **Die Chance, wirklich etwas zu bewegen:** Bei uns bist Du nicht nur dabei, sondern gestaltest aktiv mit. Du erhältst den Freiraum, bestehende Prozesse zu hinterfragen und Strukturen maßgeblich weiterzuentwickeln.
* **Maximale Flexibilität für Deine Lebensplanung:** Arbeite so, wie es für Dich am besten passt – ob remote oder an unseren modernen Standorten in Düsseldorf und Berlin.