Du bearbeitest den E-Mail-Verkehr und verwaltest den Posteingang. Außerdem koordinierst du Termine und pflegst die Kalender. Zu deinen Aufgaben gehört die Organisation von Veranstaltungen sowie die Instandhaltung des Standorts.
Anforderungen
- •Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise mit kaufmännischem Schwerpunkt
- •Berufserfahrung in einer Assistenztätigkeit
- •Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten
- •Sicherer Umgang mit digitalen Tools
- •Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- •Organisationstalent mit hoher Eigeninitiative
Deine Aufgaben
- •E-Mail-Verkehr bearbeiten
- •Posteingang und -ausgang verwalten
- •Büro- und Küchenmaterial bestellen
- •Entsorgungen und Reparaturen organisieren
- •Termine koordinieren, inklusive Vertretungen
- •Kalender pflegen
- •Honorarnoten kontrollieren
- •Handkassen verwalten
- •Korrespondenz mit Partner:innen führen
- •Team- und Fachsitzungen protokollieren
- •Standort instand halten
- •Büromaterialien und Möbel bestellen
- •Reparaturen organisieren
- •Team-Erfolg anhand von Benchmarks kontrollieren
- •Interne Veranstaltungen planen und durchführen
- •Recherchen und Dokumentationen durchführen
- •Projektbezogene Assistenzaufgaben übernehmen
Deine Vorteile
Wertschätzendes Arbeitsklima
Teamarbeit im multiprofessionellen Team
Platz für individuelle Ideen
Vielfältige Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Original Beschreibung
Projektassistent\*in im Gesundheitsbereich (Tirol)
**Standort: Innsbruck, ab September**
**Teilzeit (20 Wochenstunden)**
**Deine Aufgaben**
* Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs (z. B. mit Kund\*innen, AMED, KBC), Verwaltung des Posteingangs/-ausgangs, Bestellungen von Büro- und Küchenmaterial sowie Organisation von Entsorgungen und Reparaturen.
* Terminkoordination inkl. Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Pflege von Kalendern (z. B. AMED/APSY), Honorarnotenkontrolle und Handkassenverwaltung.
* Korrespondenz mit internen und externen Partner\*innen, Protokollierung von Team- und Fachsitzungen (Teamsitzungen, Fallkonferenzen, SMS-Sitzungen etc.).
* Verantwortung für die Instandhaltung des Standortes (z.B. Bestellung von Büromaterialien, Möbel, Feuerlöscher, Deko, sowie Organisation von Reparaturen).
* Controlling des Team-Erfolges anhand definierter Benchmarks und Zielvorgaben
* Planung und Durchführung interner Veranstaltungen wie Teamsitzungen oder Weihnachtsfeiern.
* Recherchetätigkeiten, Dokumentationen und weitere projektbezogene Assistenzaufgaben.
**Dein Profil**
* Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise mit kaufmännischem Schwerpunkt (z.B. HAK, etc.)
* Berufserfahrung in einer Assistenztätigkeit und/oder im Projektgeschäft, vorzugsweise bei öffentlichen Auftraggeber\*innen
* Bereitschaft und Interesse, sich rasch in neue Themenbereiche sowie in unsere vielfältigen Gesundheitsprojekte einzuarbeiten
* Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office insb. Excel, Online-Plattformen, Social Media, etc.)
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Freude am telefonischen und schriftlichen Austausch
* Organisationstalent mit hoher Eigeninitiative und Teamfähigkeit
**Unsere Benefits für dich**
* Wertschätzendes Arbeitsklima. Abwechslungsreicher Job, Du-Kultur über alle Unternehmen der ÖSB Gruppe sowie offene, respektvolle Kommunikation auf Augenhöhe.
* Teamwork. Wir sind ein multiprofessionelles und hilfsbereites Team, das dir Rückhalt, Reflexionsmöglichkeiten und einen strukturierten Onboarding Prozess bietet.
* Platz für deine Ideen. Abwechslungsreicher Job der Möglichkeit, deine individuellen Stärken und Qualifikationen in unsere vielseitigen Tätigkeitsbereiche einzubringen.
* ÖSB Gruppe Academy. Vielzahl an Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie kostenloses Coaching-Angebot (EAP).