Organisationsassistent:in(m/w/x)

# Organisationsassistent\*in ## Organisationsassistent\*in 51 Fakultät für Physik Besetzung ab: 15.07.2025  | Stundenausmaß: 20,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa Befristung bis: Stellen ID: **4051** ## Ausführliche Beschreibung Die Forschungsgruppe Aerosolphysik und Umweltphysik der Fakultät für Physik der Universität Wien sucht eine\*n Organisationsassistent\*in zur Unterstützung der Verwaltung. Die Stelle ist auf ein Jahr befristetet mit der Option auf Entfristung. Nach erfolgter Anstellung ist eine vorerst bis 30.06.2026 befristete Erhöhung des Stundenausmaßes auf 30 Stunden möglich und erwünscht. Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. ## Ihr persönlicher Wirkungsraum: Sie unterstützen als Organisationsassistent\*in die Arbeitsgruppe für Aerosolphysik und Umweltphysik in allen administrativen Belangen rund um Lehre, Forschung, Personal, Budget. Die Forschungsgruppe Aerosolphysik und Umweltphysik (AUP) führt hochrangige Forschungsarbeiten auf verschiedenen Gebieten der Aerosolwissenschaften durch. Diese Arbeiten sind bedeutsam, sowohl für das generelle Verständnis der physikalischen Probleme auf dem Gebiet der Aerosolphysik, aber auch für technologische Fragestellungen oder zur Beantwortung zentraler gesellschaftlicher Herausforderungen wie dem globalen Klimawandel. ## Das machen Sie konkret: * Sie unterstützen bei der Lehre (sowohl organisatorisch, aber auch mit Moodle) sowie bei der Lehrplanung. * Sie bereiten selbständig Prüfungsunterlagen vor (Moodle) und unterstützen bei der Prüfungsaufsicht und der Auswertung. * Sie helfen mit bei der Betreuung von Studierenden im Rahmen von Sprechstunden. * Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte\*r) in EDV gestützten Systemen der universitären Administration. * Sie unterstützen bei generellen administrativen Tätigkeiten (Reisemanagement, Organisation von Transporten, Abwicklung von Versicherungen, etc.). * Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter\*innen bis hin zum Onboarding. * Sie betreuen Gastwissenschaftler\*innen und Kooperationspartner\*innen und unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. * Sie betreuen die Homepage und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit. ## Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: * Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext) * Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) * Sehr gute EDV-Kenntnisse * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse * Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil * Erfahrung mit SAP ist von Vorteil * Erfahrung in der Organisation von Lehrveranstaltungen und Grundkenntnisse der (Aerosol)physik von Vorteil Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein\*e Teamplayer\*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. ## Das bieten wir Ihnen: **Work-Life-Balance**: Sie haben flexible Arbeitszeiten. **Inspirierendes Arbeitsklima:** Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren und wertschätzenden Arbeitsumgebung. **Gute öffentliche Anbindung**: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar. **Interne Weiterbildung:** Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. **Faires Gehalt:** Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. **Gleiche Chancen für alle:** Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! ## Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: Bernadett Weinzierl bernadett.weinzierl@univie.ac.at Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen. ## Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365. **Bewerbungsfrist:** 10.06.2025 Administration & Organisation