Office Professional Projektverwaltung(m/w/x)

Im **Analytical Instrumentation Center (AIC)** und dem **X-ray Center (XRC)** ist eine Stelle als Office Professional (all genders) Projektverwaltung mit Schwerpunkt Labormanagement, voraussichtlich ab August 2025 (40 Wochenstunden (20h (AIC)/20h (XRC)), unbefristet) zu besetzen. Beide Zentren arbeiten als zentrale Einheiten der TU Wien im Bereich der Materialanalytik mit Nutzern der TU Wien, im Rahmen von Kooperationsprojekten (In-/Ausland) und in der Auftragsforschung. **Aufgaben** * Unterstützung der Mitarbeiter\_innen in allen administrativen Belangen sowie Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Kongressen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene) * Management/Verwaltung des Verrechnungs- und Bestellwesens mittels SAP bzw. TUInsight; Verwaltung der Nutzer der beiden Zentren * Verwaltung und Abwicklung des Labor- und Instrumentzugang (Zugangskontrolle, Überwachung und Verwaltung der Sicherheitsbelehrung; Instrumentbuchung, Verwalten der Buchungstatistiken; Abrechnungsorganistation der Buchungen) der Zentren mittels eines Labormanagementsystems * Verwaltung und Organisation der Strahlenschutzgenehmigungen im Austausch mit dem MA64 * Unterstützung im Erstellen von internationalen Ausschreibungen zur Gerätebeschaffung; Geräte-Inventarverwaltung * Buchhaltung und finanzielle Verwaltung von Forschungsprojekten, sowie die Durchführung und Kontrolle der fristgerechten Zwischen- und Endabrechnungen unterschiedlicher Förderprogramme unter Berücksichtigung der geltenden Projektrichtlinien (FFG, WWTF, EU, etc.) * Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von Forschungsprojekten (von der Antragsphase bis zur Koordination Budget, Budgetreports, Personalressourcen, etc.), Ansprechpartner\_in für Projektabrechnungen und evtl. externe Finanzprüfungen (Audits) * Kommunikation mit nationalen und internationalen Geldgebern, Projektpartner\_innen und externen Prüfer\_innen * Betreuung der Webseiten der beiden Zentren im System der TU Wien (i.A. TYPO3) oder Bereitschaft sich in das System einzuarbeiten (Fortbildungsmöglichkeiten gegeben) **Ihr Profil** * Abgeschlossene kfm. oder techn. Ausbildung, Buchhaltungskenntnisse * Mehrjährige Erfahrungen im universitären Umfeld bzw. mit der Abwicklung von wissenschaftlichen Projekten, Projektmanagement-Kenntnisse von Vorteil * Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Bereitschaft für die Einarbeitung in Fachvokabular * Sicherer im Umgang mit MS Office und SAP, idealerweise Typo 3 Kenntnisse o.ä.; Organisation-/Planungskompetenzen * Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und Eigeninitiative * Bereitschaft zur Kooperation und zum Arbeiten in einem Team; Lösungsorientierung und Kommunikationskompetenz **Wir bieten** * Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team * Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Home-Office Möglichkeit * Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefits) * Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen * Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz) **Zusatzinfo (optional)** Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.699,20 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.