Du unterstützt die Geschäftsführung im Alltag und übernimmst eigenverantwortlich Projekte. Deine Aufgaben umfassen die Büroorganisation, die Planung interner Veranstaltungen und die Korrespondenz mit externen Partnern.
Anforderungen
- •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- •Mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager
- •Hohes Maß an Eigeninitiative
- •Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- •Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe
- •Gewandtes und freundliches Auftreten
- •Erfahrungen im internationalen Umfeld
- •Routinierter Umgang mit MS-Office
- •Verhandlungssichere Englischkenntnisse
Deine Aufgaben
- •Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützen
- •Projekte übernehmen und Auswertungen führen
- •Büroorganisation verantworten und Abläufe optimieren
- •Externe Termine vorbereiten und durchführen
- •Korrespondenz mit externen Dienstleistern führen
- •Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Französisch bearbeiten
- •Interne Veranstaltungen planen und durchführen
- •Besprechungen und Telefonkonferenzen terminieren und vorbereiten
- •Präsentationen erstellen
- •Reisemanagement und Reisekostenabrechnung durchführen
- •Gäste empfangen, betreuen und bewirten
- •Allgemeine Sekretariatstätigkeiten ausführen
Deine Vorteile
Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeitrahmen
Eigenverantwortliches Handeln
30 Tage Urlaub jährlich
Kantine mit leckeren Angeboten
Zuschuss zur Altersvorsorge
Offene Kommunikation und 'open door policy'
Fahrradleasing und Mitarbeitervorteilsprogramm
Mitarbeiterparkplatz und gute ÖPNV-Anbindung
Original Beschreibung
# Office Manager (m/w/d) VZ/TZ
* Ein sehr abwechslungsreiches Aufgabengebiet
* Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeitrahmen / hybrides Arbeiten nach Absprache möglich
* Eigenverantwortliches Handeln von Anfang an
* 30 Tage Urlaub kalenderjährlich
* Kantine mit leckeren Angeboten
* Zuschuss zu betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
* offene Kommunikation auf allen Ebenen und gelebte "open door policy"
* Fahrradleasing und Mitarbeitervorteilsprogramm
* Mitarbeiterparkplatz sowie gute ÖPNV Anbindung
Abwechslungsreiche Aufgaben für jemanden, der mit Weitblick, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein dafür sorgt, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren - von der Koordination interner Prozesse bis zur tatkräftigen Unterstützung in vielfältigen Aufgabenbereichen, wie zum Beispiel:
* Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
* Übernahme von Projekten und eigenständige Führung von Auswertungen
* Verantwortung für die Büroorganisation sowie proaktive Optimierung interner Abläufe
* Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung externer Termine
* Korrespondenz mit externen Dienstleistern und Partnern (z.B. Rechtsanwälten)
* Bearbeitung der Korrespondenz in Deutsch, Englisch und idealerweise Französisch (schriftlich und telefonisch)
* Planung und Durchführung interner Veranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier)
* Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Telefonkonferenzen
* Erstellung von Präsentationen
* Reisemanagement inkl. Reisekostenabrechnung
* Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste, teilweise in englischer Sprache
* allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Verwaltung von Bürobedarf)
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager oder im Sekretariatsbereich / Assistenzbereich der Geschäftsführung
* Hohes Maß an Eigeninitiative
* Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise gepaart mit Organisationstalent und Kommunikationsstärke
* Zuverlässigkeit sowie eine schnelle Auffassungsgabe
* Gewandtes und freundliches Auftreten
* Erfahrungen im internationalen Umfeld eines Unternehmens
* Routinierter Umgang mit den MS-Office Anwendungen
* Verhandlungssichere Englischkenntnisse (Französischkenntnisse wünschenswert)