Dein Alltag dreht sich um die Organisation des Büros und die Verwaltung von Terminen. Du unterstützt bei der Erstellung von Rechnungen, der Personalbeschaffung und der Digitalisierung von Prozessen. Außerdem koordinierst du Meetings und arbeitest eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen.
Anforderungen
- •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- •Weiterbildung als Prozessmanager
- •Erfahrung in Büroadministration
- •Gute Kenntnisse in MS Office
- •Sehr gute Kenntnisse in KI-Tools
- •Strategische Denk- und Handlungsweise
- •Fertigkeiten in Digitalisierung/Automatisierung
- •Grundkenntnisse in Buchhaltung
- •Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeiten
- •Organisationsgeschick und Multitasking
- •Zuverlässigkeit und Genauigkeit
- •Interesse an Forstwirtschaft
Deine Aufgaben
- •Büroorganisation und -verwaltung übernehmen
- •Termine, Besprechungen und Reisen verwalten
- •Eingehende und ausgehende Korrespondenz bearbeiten
- •Büromaterialien verwalten und bestellen
- •Ausschreibungen über Vergabeportale unterstützen
- •Rechnungen und Angebote erstellen
- •Zahlungseingänge und -ausgänge überwachen
- •Mit dem Buchhaltungsteam zusammenarbeiten
- •Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel überwachen
- •Personalbeschaffung und -einstellung unterstützen
- •Personalakten und Urlaubsanträge verwalten
- •Schulungen und Weiterbildungen unterstützen
- •Arbeitsverträge und personalbezogene Dokumente erstellen
- •Kundendatenbanken verwalten und aktualisieren
- •Dokumente und Akten archivieren
- •Berichte und Präsentationen erstellen
- •Unternehmenspräsentation pflegen und aktualisieren
- •Prozesse digitalisieren und automatisieren
- •Geeignete KI-Tools zur Effektivitätssteigerung einführen
- •Meetings und Veranstaltungen koordinieren
- •Präsentationen und Materialien vorbereiten
- •Mit anderen Fachbereichen und externen Partnern zusammenarbeiten
- •Geschäftsleitung bei Unternehmensentwicklung unterstützen
- •Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien durchführen
Original Beschreibung
## Office Manager/in (m/w/d)
**In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d) bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:**
**Allgemeine Büroorganisation:**
* Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
* Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
* Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
* Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
* Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand
**Buchhaltung und Finanzverwaltung:**
* Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
* Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
* Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
* Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel
**Personalverwaltung:**
* Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
* Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
* Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
* Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten
**Datenverwaltung und -dokumentation:**
* Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
* Archivierung von Dokumenten und Akten
* Erstellung von Berichten und Präsentationen
* Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation
**Digitalisierung und Prozessmanagement:**
* Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse
* Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung
**Unterstützung des Teams:**
* Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
* Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
* Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern
**Business Development:**
* Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung
* Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen
## Anforderungen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc.
* Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
* Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
* Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools
* Strategische Denk- und Handlungsweise
* Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate
* Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
* Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
* Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
* Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
* Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung