Dein Alltag dreht sich um die Optimierung interner Abläufe und die Einführung neuer Systeme. Du analysierst bestehende Prozesse und entwickelst Verbesserungsvorschläge. Zudem trägst du zur Unternehmenskultur bei und kommunizierst mit wichtigen Ansprechpartnern.
Anforderungen
- •Erfahrung im Office-Management
- •Erfahrung in Prozessmanagement
- •Kenntnisse in der Einführung von Tools
- •Hands-on-Mentalität und Organisationstalent
- •Kommunikatives Geschick und Teamfähigkeit
- •Optional: Erfahrung mit Lohnverrechnung
- •Wirtschaftliches Know-how im Controlling
Deine Aufgaben
- •(Re-)Organisation des Büroalltags unterstützen
- •Prozesse im Backoffice analysieren
- •Optimierungsvorschläge entwickeln
- •Neues Personalverrechnungssystem implementieren
- •Zeiterfassungssystem auswählen und einführen
- •Interne Abläufe dokumentieren und aufbauen
- •Onboarding-Prozess optimieren
- •Urlaubsanträge verwalten
- •Change-Management unterstützen
- •Unternehmenskultur weiterentwickeln
- •Kommunikation mit Stakeholdern führen
- •Ablagesystem verwalten und digitalisieren
Deine Vorteile
Verantwortungsvolle Tätigkeit
Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung
Stilvoller Arbeitsplatz
Sicheres Umfeld eines Unternehmens
Wertschätzendes Betriebsklima
Flexible Arbeitszeiten
Original Beschreibung
Office Manager:in mit Schwerpunkt Prozess- & Organisationsentwicklung (w/m/d) - Teilzeit 30 h/wo
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Arbeitsort 1190 Wien - Teilzeit 30 h/wo
IHR AUFGABENBEREICH:
* (Re-)Organisation des Büroalltags (Abläufe, Kommunikation) und Unterstützung bei administrativen Personalthemen
* Analyse bestehender Prozesse im Backoffice und Entwicklung von Optimierungsvorschlägen
* Einführung bzw. Auswahl und Implementierung eines neuen Personalverrechnungssystems (z. B. in Zusammenarbeit Steuerberater), Zeiterfassungssystem
* Aufbau und Dokumentation effizienter interner Abläufe (z. B. Onboarding-Prozess, Urlaubsanträge, interne Kommunikation, Urlaubsverwaltung)
* Unterstützung beim Change-Management und bei der Weiterentwicklung der Unternehmenskultur im operativen Bereich
* Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern (GF, Steuerberater, externe Dienstleister)
* Verwaltung des Ablagesystems - Digitalisierung
DAS BRINGEN SIE MIT:
* Erfahrung im Office-Management, idealerweise in KMUs
* Erfahrung in Prozessmanagement, Projektmanagement
* Kenntnisse in der Einführung von Tools/Systemen (z. B. HR-Software, Zeiterfassung, Projektmanagementtools)
* Hands-on-Mentalität, Organisationstalent, hohe Selbstständigkeit
* Kommunikatives Geschick, Teamfähigkeit und Strukturdenken
* Optional: Erfahrung mit Lohnverrechnung/HR-Systemen (DATEV, BMD, Personio etc.)
* Wirtschaftliches Know-how, Controlling
DAS BIETET IHNEN HSW:
* Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kleinen, persönlichen Team mit Gestaltungsfreiheit beim Aufbau von Strukturen
* Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
* Arbeitsplatz in einer stilvollen Villa mit guter öffentlicher Erreichbarkeit
* Sicheres und familiäres Umfeld eines mittelständischen Unternehmens
* Wertschätzendes, familiäres Betriebsklima
* Flexible Arbeitszeiten nach Vereinbarung
* Der Gehaltsrahmen bewegt sich zwischen EUR 3.200 und 4.000 brutto/Monat auf Vollzeitbasis, abhängig von Qualifikation und Vorerfahrung