Im technischen Sekretariat spielst du eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Technischen Leitung. Du planst Besprechungen, kümmerst dich um die Korrespondenz und überwachst Projekte sowie Budgets. Auch die Qualität und die Analyse von Abläufen gehören zu deinem Arbeitsalltag, während du eng mit Entscheidern zusammenarbeitest.
Anforderungen
- •Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
- •Fundiertes Wissen im Projekt- und Prozessmanagement
- •Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- •Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- •Hohe kommunikative Fähigkeiten
- •Ausgeprägtes Organisationstalent
Deine Aufgaben
- •Technische Leitung im Tagesgeschäft unterstützen
- •Besprechungstermine des Technischen Leiters vorbereiten
- •Informationen weiterleiten und Arbeitsaufträge nachhalten
- •Maßnahmenpläne nachhalten
- •Entscheidungen durch Statistiken und Auswertungen vorbereiten
- •Haushaltsbudgets für Instandhaltung und Investitionen überwachen
- •Qualitätsbeauftragtenfunktion übernehmen
- •Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse analysieren
- •Maßnahmenvorschläge unterbreiten
- •Entscheidungsvorlagen aufbereiten
- •Projekte planen und steuern
- •Eng mit Entscheidern und Prozessbeteiligten zusammenarbeiten
- •Interne und externe Korrespondenz übernehmen
- •Besprechungen organisieren und planen
- •PowerPoint-Präsentationen erstellen
- •Besprechungsprotokolle anfertigen
- •Dokumente verwalten und organisieren
- •Prüftermine und Fristen im Vertragsmanagement überwachen
- •Beschaffungsanträge vorbereiten
- •Bei Angebots-, Nachtrags- und Rechnungsprüfung mitwirken
Deine Vorteile
Attraktive Vergütung nach TVöD
Anrechnung der Erfahrungsstufe
Intensive Einarbeitung im Team
Betriebliche Zusatzrente und VwL
Geregelte Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
Hausinterne Fortbildungen über Akademie
Betriebliche Gesundheitsvorsorge
Mitarbeiterrabatte und kostenlose Parkplätze
Original Beschreibung
Mitarbeiter für unser technisches Sekretariat (m/w/d)
# Mitarbeiter für unser technisches Sekretariat (m/w/d)
* Voll- oder Teilzeit
* Ebensfeld
* Mit Berufserfahrung
Wir suchen für das Bezirksklinikum Obermain zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
# Mitarbeiter für das technische Sekretariat (m/w/d)
* Sie unterstützen die Technische Leitung im Tagesgeschäft.
* Sie bereiten Besprechungstermine des Technischen Leiters vor und nach, leiten Informationen weiter und halten die fristgerechte Erledigung von Arbeitsaufträgen nach.
* Sie halten Maßnahmenpläne nach.
* Sie wirken bei der Vorbereitung von Entscheidungen mit und bereiten diese z. B. durch Erstellung von Statistiken und Auswertungen vor.
* Sie überwachen die Einhaltung der im jährlichen Haushalt genehmigten Budgets (Instandhaltung & Investitionen).
* Sie übernehmen die Funktion des Qualitätsbeauftragten der Abteilung, analysieren Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse mithilfe des PDCA-Zyklus, schlagen Maßnahmen vor und bereiten Entscheidungsvorlagen auf.
* Sie planen und steuern selbstständig Projekte und arbeiten mit Entscheidern und Prozessbeteiligten eng zusammen.
* Sie übernehmen die interne und externe Korrespondenz.
* Sie organisieren und planen Besprechungen, übernehmen die Vor- und Nachbereitung, wie z.B. PowerPoint-Präsentationen, erstellen Besprechungsprotokolle, etc.
* Sie verwalten und organisieren Dokumente, wie z.B. Pläne, Verträge und Genehmigungen.
* Sie überwachen Prüftermine und die Einhaltung von Fristen (Vertragsmanagement).
* Sie bereiten Beschaffungsanträge vor und wirken bei der Angebots-, Nachtrags- sowie Rechnungsprüfung mit.
* Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung im Assistenzbereich und können entsprechende Weiterbildungen bzw. vergleichbare Qualifikationen vorweisen.
* Sie verfügen über fundiertes Wissen im Bereich Projekt- und Prozessmanagement, das Sie in der Praxis bereits erfolgreich genutzt haben und können auf technisches Know-how zurückgreifen.
* Aufgrund Ihrer sehr guten Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Sie wortgewandt. Zudem verfügen Sie auch über sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen.
* Sie arbeiten selbstständig und strukturiert, sind flexibel, verantwortungsbewusst, zuverlässig sowie entscheidungsfreudig.
* Hohe kommunikative Fähigkeiten, ein offenes und freundliches Wesen bei gleichzeitiger Durchsetzungsstärke zeichnen Sie aus.
* Ihre Stressresistenz ermöglicht es Ihnen, Ihr ausgeprägtes Organisationstalent sowie das geschickte Koordinieren von Aufgaben ideal einzubringen.
* attraktive Vergütung angelehnt an den TVöD
* Anrechnung der Erfahrungsstufe nach Vorlage von Nachweisen
* intensive Einarbeitung in einer kollegialen und motivierenden Teamatmosphäre
* betriebliche Zusatzrente und Zuzahlung von VwL
* geregelte Arbeitszeiten und attraktive Teilzeitmodelle
* hausinterne Fortbildungen über unsere Akademie
* betriebliche Gesundheitsvorsorge
* Mitarbeiterrabatte und kostenlose Parkplätze
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
**Fachbereich**
Technischer Leiter
Herr Thomas Wohlleben
Tel. +49 (0) 9547 81 74000
**Personalbereich**
Recruiting Frau Ulrike Klamant
Tel. +49 (0) 9547 81 2208
WhatsApp: +49 (0) 9547 81 2245
**Bezirksklinikum Obermain**
Personalabteilung
Kutzenberg
96250 Ebensfeld