Leitung Support-Team(m/w/x)

*mag*das arbeitet nach dem Konzept ‚Social Business‘ und steht für mehr Offenheit in unserer Gesellschaft. Wir sind in den Branchen Hotellerie, Gastronomie, Gemeinschaftsverpflegung, Reinigung und Recycling tätig. Wenn Du auch der Meinung bist, dass soziale und wirtschaftliche Ziele keinen Widerspruch darstellen, dann bist Du herzlich eingeladen, mit Deinem Know-How, die Zukunft von magdas maßgeblich mit zu gestalten. Ab Juni 2025 suchen wir für unser Support-Team eine Leitung als Karenzvertretung bis voraussichtlich Oktober 2026 mit Option auf Verlängerung. Du bist ein organisatorisches Talent mit Führungsqualitäten und suchst nach neuen Herausforderungen? **Ihr Aufgabenbereich:** * **Leitung Support**: Du führst und motivierst ein zweiköpfiges Team * **Office- & Facility Management**: Du bist das Herz und die Seele in unserem *mag*das HEARTQUARTER in Liesing und sorgst für einen reibungslosen Ablauf und eine angenehme Arbeitsatmosphäre im Büro * **Veranstaltungen & Seminare**: Du organisierst die firmeninternen Events und bist die Ansprechpersonen für Seminare in unserem HEARTquarter * **Fuhrparkmanagement:** du hast unseren Fuhrpark im Blick und bist die Schnittstelle zum Caritas Fuhrpark bei Themen wie Neubestellungen, Schadensmeldungen, Parkpickerl etc. * **Unterstützung bei der Bearbeitung der eingehenden Tickets in unserem CRM** * **Organisation & Administration:** Du unterstützt die Geschäftsführung und das Managementteam bei administrativen und organisatorischen Belangen und bist unter anderem für die Verwaltung von Dokumenten sowie die Bearbeitung der Post und Korrespondenz zuständig * **Stundenabrechnung:** Du kontrollierst die Stundenlisten der Kolleg\*innen aus der Reinigung in unserem Stundenerfassungssystem ASE und bereitest die notwendigen Reports für die Personalverrechnung vor * **Front-Office:** Du bist die erste Anlaufstelle für eingehende Anrufe und Anfragen. Montag bis Donnerstag von 8 bis 15:30 Uhr und freitags bis 13 Uhr empfängst Du professionell und freundlich unsere Gäste und Kolleg\*innen * **Back-Office:** Du verwaltest die Handkassa und bist für die Freigabe und Kontrolle von Rechnungen zuständig * **IT- & technischer Support:** Kleinere technische Probleme löst Du eigenständig und koordinierst bei Bedarf den Kontakt zum IT-Support * **Schnittstelle zu internen und externen Abteilungen:**  Als Dreh- und Angelpunkt der Zusammenarbeit mit allen Abteilungen bist Du für einen reibungslosen Informationsfluss und eine effektive Kommunikation im Unternehmen verantwortlich * **Office-On- & Offboarding**: Neue und bestehende Mitarbeiter\*innen werden von Dir für ihren Arbeitsalltag ausgestattet und in diverse Office-Programme eingeschult **Wir erwarten:** * Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und bereits in der Office-Administration oder ähnlichen Positionen Erfahrungen gesammelt * Idealerweise bringst Du Führungserfahrung mit * Du hast eine hohe IT-Affinität und hervorragende MS Office Kenntnisse zeichnen Dich aus * Du bist besonders organisiert, beherrschst ein effektives Zeitmanagement und kannst komplexe Aufgaben strukturiert angehen * Deine Dienstleistungsorientierung zeigt sich in Deiner Freude an der Kommunikation mit unterschiedlichen Menschen * Selbstständigkeit ist für Dich selbstverständlich und Du bist in der Lage, Dich flexibel an ein dynamisches Umfeld sowie sich ändernde Prioritäten anzupassen * Deine Liebe zum Detail und Dein Streben nach hoher Genauigkeit prägen Deine Arbeitsweise * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift **Wir bieten:** * Social Purpose: Mitarbeit in einem innovativen, spannenden und kreativen Social Business * Abwechslungsreicher Aufgabenbereich, Gestaltungsfreiheit und Partizipation * Ein stetig sich veränderndes und wachsendes Umfeld mit langfristiger Jobperspektive * Ein topmodernes und neues Office in Wien Liesing mit guter öffentlicher Anbindung und kostenlosen Parkplätzen * Kantine mit kostenlosem Frühstück und Mittagessen * In-house Führungskräfte-Programm, diverse Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten * Unterschiedliche Mitarbeiter\*innen-Veranstaltungen und Gesundheitsangebote * Mitarbeiter\*innengarten mit frischen Kräutern zum Selberpflücken * Firmenhandy und Firmenlaptop * Mitarbeiter\*innenempfehlungsprogramm * Je nach Berufserfahrung für 40 Wochenstunden ab € 3.000,-- Brutto, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation