Koordinator:in Schwerpunkt Lehrveranstaltungsplanung WU Executive Academy(m/w/x)

# Koordinator\*in Schwerpunkt Lehrveranstaltungsplanung WU Executive Academy * Wirtschaftsuniversität Wien * Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung * Teilzeit * Publizierung bis: 11.06.2025 Teilzeit, 30 Stunden/Woche Ab 07.07.2025 befristet für die Dauer von 3 Jahren mit der Möglichkeit einer unbefristeten Verlängerung im Anschluss Die WU Executive Academy gehört zu den führenden Anbieter\*innen von Erwachsenenbildung in Europa und überzeugt am Markt durch ihr kontinuierlich wachsendes Ausbildungsportfolio. Durch die stetig steigende Zahl an Studierenden haben Sie die Chance in dieser spannenden Entwicklungsphase proaktiv den Fortschritt der Organisation mitzugestalten, den Erfolg des Unternehmens zu erweitern und die Position der WU Executive Academy weiter auszubauen. Ein hohes Maß an Teamorientierung sowie flache Hierarchien zeichnen die besondere Unternehmenskultur der Business School an der Wirtschaftsuniversität Wien aus. Über den Tellerrand Ihrer Aufgaben zu blicken, bereitet Ihnen Freude? Sie arbeiten gerne proaktiv, gesamtheitlich und zielorientiert? Dann sind Sie an der WU Executive Academy genau richtig. Der\*Die Koordinator\*in verantwortet die langfristige Programmplanung aller Weiterbildungsangebote der WU Executive Academy. Dabei wirken Sie bei der Planung, Organisation und Administration der Lehrveranstaltungen aktiv mit. Insbesondere achten Sie auf die Einhaltung der internen Prozesse, der studienrelevanten Vorgaben und der Qualitätsstandards. Sie sind die Kommunikationsschnittstelle zu allen involvierten Parteien. Die Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten rundet das Aufgabenspektrum ab. ## Was Sie erwartet * Aktive Mitarbeit bei der Planung, Vorbereitung und Administration der Lehrveranstaltungen in enger Kommunikation und Abstimmung mit dem Programmmanagement * Koordination der Lehrveranstaltungsagenden in Zusammenarbeit mit dem WU-Veranstaltungsmanagement, WU-Lehrveranstaltungsorganisation, Campus Management etc. * Inhaltlicher Ansprechpartner für den Bereich Lehrveranstaltungsorganisation im Team der Executive Academy * Selbstständige Optimierung und Weiterentwicklung der abteilungsinternen und abteilungsübergreifenden Prozesse * Sicherstellung der Qualitätsstandards * Unterstützung bei der Koordination des Teams (Aufgabenverteilung, Einarbeitung, Wissenstransfer) * Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Betreuung der vorhandenen Plattformen (wie z.B. Raumbuchungstool, internes Ticketsystem, Datenbanken, Intranet) * Kommunikationsschnittstelle zu allen involvierten Parteien * Abwicklung des Tagesgeschäftes im Front Office * Unterstützung der anderen Funktionen innerhalb der WU Executive Academy und Mitarbeit an Projekten ## Was Sie mitbringen **Fachliche Kenntnisse und Qualifikationen:** * Matura oder abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf * Ca. 1 Jahr Berufserfahrung in einem kaufmännischen Beruf * Ausgezeichnete Microsoft Office Kenntnisse * Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Hohe organisatorische Fähigkeiten * Gute Erfahrung mit Datenbanken * Erfahrungen mit IT-Systemen zur Abwicklung von (Lehr)-Veranstaltungen erwünscht * Universitäts-/FH-Abschluss erwünscht **Persönliche Qualifikationen:** * Analytisches und konzeptionelles Denkvermögen * Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen * Selbständigkeit, Eigeninitiative sowie Teamfähigkeit * Hohe Leistungsbereitschaft, Engagement * Flexibilität und Genauigkeit ## Was wir Ihnen bieten * **Inspirierendes Campusleben** mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden * **Architektonisch herausragender, moderner Campus** mitten in Wien * **Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit** * **Sinnstiftende Arbeit**, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima * **Mobiles Arbeiten** * **Flexible Arbeitszeiten** im Rahmen der Gleitzeit * **Zahlreiche Benefits**, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.933,50 Euro brutto. Je nach Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine Überzahlung in Kombination mit attraktiven Sozialleistungen.