Koordinator:in Office & Administration(m/w/x)

Vollzeit

mit Homeoffice

Junior

Keine Angabe

Horgen

Nejo KI-Zusammenfassung

In dieser Rolle als Koordinator:in Office & Administration sorgst du dafür, dass die Organisation und Kommunikation reibungslos ablaufen. Du bist verantwortlich für die Betreuung der Kommunikationskanäle, die Organisation von Events sowie die Unterstützung in den Bereichen HR, Lohn und Finanzen.

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Anforderungen

•Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Qualifikation
•Erste Berufserfahrung in Office-, HR- oder Finanzadministration
•Deutsch als Muttersprache oder gleichwertige Sprachkompetenz
•Vertrautheit mit digitalen Tools und Prozessoptimierung
•Selbstständige, präzise und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
•Erfahrung im Event- oder Community-Management von Vorteil
•Interesse an Berufsbildung und Freude am Kontakt mit Lernenden

Abgeschlossene Berufsausbildung

Berufserfahrung

ca. 0 – 1 Jahr

Deine Aufgaben

•Erstkontakt und Triage eingehender Telefon- und E-Mail-Anfragen über zentrale Kanäle
•Allgemeine Anliegen eigenständig beantworten und spezifische Anfragen strukturiert weiterleiten
•Meetingräume verwalten und Terminkoordination durchführen
•Sitzungen vorbereiten und betreuen, einschließlich Bewirtung, Technik und Material
•Administrative Aufgaben unterstützen, wie Dokumentenmanagement und Bestellungen
•Pflegen eines professionellen Erscheinungsbilds von Empfang und Büro
•Bürobetrieb organisieren und betreuen, einschließlich Materialbestellungen und interner Kommunikation
•Prozess- und Systemoptimierungen im Office- sowie HR-/Finanzbereich identifizieren und umsetzen
•KV-Lernende als Praxisbildner:in mitbetreuen
•Lehrvertragsprozess vorbereiten und begleiten, einschließlich Erstellung und Ablage
•Lernenden- und Personaldaten sowie deren Akten verwalten
•Schnittstelle zu Schulen, Berufsinformationszentren, Kantonen und Partnerbetrieben sein
•Eng mit Account Managern zur optimalen Betreuung der Partnerbetriebe zusammenarbeiten
•Veranstaltungen für die Jomb-Community und das Team planen und durchführen
•Interne und externe Beteiligte koordinieren, einschließlich Räumlichkeiten und Catering
•In der HR- und Lohnadministration mitarbeiten, einschließlich Lohnläufe vorbereiten und durchführen
•IV-Taggeldbescheinigungen und Unfallmeldungen für Lernende und Mitarbeitende erstellen
•Personalunterlagen pflegen
•Eingangsrechnungen verbuchen und Zahlungen durchführen
•Forderungen erstellen und verbuchen sowie Zahlungseingänge kontrollieren
•Mahnläufe bei offenen Posten durchführen
•Revolut-Ausgaben verbuchen
•Schnittstelle zwischen Ausbildung, Betriebspartnern und Schulen zur Koordination und Kommunikation sein
•Geordnete Ablage und Aktualisierung aller Unterlagen sicherstellen
•Bei Prozessdokumentationen unterstützen, wie HR und Finance
•Einfache Reports erstellen, wie Lohn- und Kostenentwicklung
•Gesetzliche Vorgaben und Datenschutzrichtlinien einhalten

Sprachen

Deutsch – fließend

Englisch – Grundkenntnisse

Deine Vorteile

Abwechslungsreiche Aufgaben

•Abwechslungsreiche Rolle
•Engagiertes Team

Modernes Büro

•Moderne Büroflächen

Moderne Technikausstattung

•Top ausgestattete Infrastruktur

Lockere Unternehmenskultur

•Starke Unternehmenskultur
•Offene Unternehmenskultur

Flexibles Arbeiten

•Flexibles Arbeiten

Mehr Urlaubstage

•Freier Tag am Geburtstag

Startup-Atmosphäre

•Dynamisches Umfeld

Die Originalanzeige dieses Stellenangebotes in der aktuellsten Version findest du hier. Nejo hat diesen Job automatisch von der Website des Unternehmens Jomb erfasst und die Informationen auf Nejo mit Hilfe von KI für dich aufbereitet. Trotz sorgfältiger Analyse können einzelne Informationen unvollständig oder ungenau sein. Bitte prüfe immer alle Angaben in der Originalanzeige! Inhalte und Urheberrechte der Originalanzeige liegen beim ausschreibenden Unternehmen.

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