IP Administrative Assistant

IP Administrative Assistant (m/w/d)

Mannheim | Part time

Position

Als IP Administrative Assistant sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Allgemeine administrative Aufgaben insbesondere umfassend: Anwendung von Microsoft Office/Google Programmen; Elektronische Kommunikation und Terminkoordination;

• Kontinuierliche Optimierung der Abläufe/Vorgänge im IP Paralegal/Assistant Team; Kenntnisse in der Bedienung des internen Datenverarbeitungsprogramms der Patentfunktion inkl. Eingabe relevanter Daten.

• Administrative Unterstützung bei Formalvorgängen im Patentwesen, die unter Anleitung seitens Paralegal / Patent Attorney durchgeführt werden: Bearbeiten/Erstellen/Vorbereiten von sich wiederholenden standardisierten und dokumentierten einfachen Formalvorgängen (z.B. Prüfungsantrag, Fristverlängerung, Zahlungsauftrag)

• Bearbeiten von Patentdaten in internen Datenbanken (z.B. Dokumentenuploads) Erfassung der zitierten Literatur in den Anmeldetexten und von im weiteren Patentverfahren zitierten Entgegenhaltungen.

• Überwachung und Pflege von Fristen;

• Führung der elektronischen Akte sowie bei der Archivierung der Papierakten.

• Reise- und Seminarbuchung und -abrechnung, insbesondere umfassend: Terminplanung und Organisation von Dienstreisen für den Verantwortungsbereich in Abstimmung mit internem/r Auftraggeber/in; Im wesentlichen selbständige Abrechnung der Dienstreisen unter Berücksichtigung der relevanten Vorschriften.

• Selbständige Übernahme von Bearbeitungen des Bestellwesens, der Beschaffung und des Versands von der Angebotseinholung bis hin zur Prüfung und Versorgung der Rechnung.

• Aktive Mitarbeit bei der Organisation von Meetings, Unterstützung beim Event Management (z.B. Abteilungsveranstaltungen, interne und externe Workshops, Customer Area Patent Attorney Meetings).

• Organisatorische Vorbereitung von Besuchen relevanter Roche-Vertreter oder externer Gäste in Abstimmung mit Auftraggeber/in. Unterstützung bei On/Offboarding, Ausweis/Zutrittsmanagement.

• Mitarbeit in den relevanten Teams zur Gestaltung/Optimierung abteilungsinterner Prozesse, in den Patent-Site-übergreifenden Netzwerken oder bei der Implementierung neuer patent spezifischen IT Tools

• Kontinuierliche Weiterbildung im Patentrecht und in patentrechtlichen Formvorschriften

Wer Sie sind:

• Ihre Berufsausbildung als Patentanwaltsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung haben sie erfolgreich abgeschlossen

• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung und Sie sind bereit sich kontinuierlich im Bereich des Patentwesens weiterzubilden

• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung

• Sie sind mit MS-Office Anwendungen, SAP, sowie mit Collaboration Tools, und dem Arbeiten in globalen (virtuellen) Teams und Netzwerken bestens vertraut

• Ihre gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sowie ihr Umgang mit Komplexität zeichnen Sie aus