HR Specialist – People Operations(m/w/x)

## HR Specialist (m/f/d) – People Operations ###### Permanent employee, Full-time ·Aachen,Homeoffice - NRW --- ##### Your mission * You are our central contact person for Personio and are responsible for maintaining employee master data, contract changes and all HR-related documents. You are also responsible for the administration of onboarding and offboarding as well as answering inquiries in the HR mailbox. * You are responsible for the administration of all issues relating to absences such as vacations, sick leave or parental leave and ensure that everything is documented and processed smoothly. * You keep an eye on everything, such as important updates in our HR system Personio or the monitoring and controlling of signature processes, data to be submitted and other organizational HR topics. * You plan and coordinate appointments, organize meetings, employee interviews and internal training sessions and ensure that everything runs smoothly. * You actively drive the development of our HR processes by identifying potential for automation, implementing more efficient processes and continuously optimizing data maintenance. * You will be involved in selected HR projects - e.g. the introduction of standardized and transparent remuneration packages, target achievement systems or similar initiatives. ##### Your profile * You have a degree in business administration or a commercial apprenticeship and ideally have basic knowledge of employment law or are motivated to familiarize yourself with this topic. * You have already gained some experience in administrative HR work and are motivated to contribute your knowledge and skills. * You already have experience working with Personio or other HR software. * You are a real organizational talent and prioritize your tasks in a confident, structured, solution-oriented and independent manner, even when working at a high pace. * You are aware of your responsibility when working with HR documents, pay attention to accuracy and have good control mechanisms for your own work. * You communicate in a binding manner, keep those involved up to date and create clarity, especially in your role as a central interface to other departments. * You like to delve deep into new topics - even if they are complex - and develop pragmatic solutions that are suitable for everyday use. * You are experienced in using MS Office and have a fluent command of German and very good written and spoken English. ##### Warum wir? * Remote work is possible * Working in a young and interdisciplinary scale-up team * A lot of responsibility and creative freedom right from the start * Active contribution to climate protection & circular economy * Team spirit and a family atmosphere ##### Deine Aufgaben * Du bist unsere zentrale Ansprechperson für Personio und verantwortest die Pflege der Personalstammdaten, Vertragsänderungen sowie sämtliche personalrelevanten Dokumente. Auch die Administration von On- und Offboarding sowie das Beantworten von Anfragen im  HR-Postfach liegen in deinem Verantwortungsbereich. * Du administrierst alle Themen rund um Abwesenheiten wie Urlaube, Krankmeldungen oder Elternzeit und sorgst dafür, dass alles reibungslos dokumentiert und abgewickelt wird. * Du behältst alles im Blick wie zum Beispiel wichtige Updates in unserem HR System Personio oder das Monitoring und Controlling  von Unterschriftsprozessen, einzureichende Daten und weiteren organisatorischen HR Themen. * Du planst und koordinierst Termine, organisierst Meetings, Mitarbeitendengespräche sowie interne Schulungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. * Du treibst die Entwicklung unserer HR-Prozesse aktiv voran, indem du Automatisierungspotenziale erkennst, effizientere Abläufe implementierst und die Datenpflege kontinuierlich optimierst. * Du wirkst bei ausgewählten HR-Projekten mit – z. B. bei der Einführung von standardisierten und transparenten Vergütungspaketen, Zielerreichungssystematiken oder vergleichbaren Initiativen. ##### Dein Profil * Du bringst ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit und hast idealerweise Grundkenntnisse im Arbeitsrecht oder bist motiviert, dich in dieses Thema einzuarbeiten. * Du hast bereits erste Erfahrung in der administrativen HR-Arbeit gesammelt und bist motiviert, dein Wissen und Können einzubringen. * Du hast bereits Erfahrung mit Personio oder mit einer anderen HR-Software gearbeitet. * Du bist ein echtes Organisationstalent und priorisierst deine Aufgaben auch bei hoher Taktung souverän, strukturiert, lösungsorientiert und selbstständig. * Du bist dir der Verantwortung bei der Arbeit mit HR Dokumenten bewusst, achtest auf Genauigkeit und hast gute Kontrollmechanismen für deine eigene Arbeit. * Du kommunizierst verbindlich, hältst Beteiligte auf dem Laufenden und schaffst Klarheit, besonders in deiner Rolle als zentrale Schnittstelle zu anderen Abteilungen. * Du arbeitest dich gerne tief in neue Themen ein - auch wenn sie komplex sind – und entwickelst daraus pragmatische, alltagstaugliche Lösungen. * Du bist routiniert im Umgang mit MS Office und verfügst über fließende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. ##### Warum wir? * Remote Work ist möglich * Arbeiten in einem jungen und interdisziplinären Scale Up Team * Aktiver Beitrag zum Klimaschutz & Circular Economy * Aktive Einbindung in Entscheidungen * Teamgeist und eine familiäre Atmosphäre * Flache Hierarchien und eine klare Kommunikations- und Feedbackkultur