Executive Assistant(m/w/x)

## Executive Assistant (m/w/d) **bonial hilft Dir dabei Zeit, Geld und Papier zu sparen.** Wir sind ein digitaler Werbepartner für das Offline-Business. Wir unterstützen Händler:innen in deren Marketing-Aktivitäten und helfen dabei, neue Kund:innen zu gewinnen. **Würdest du gern dazugehören und Teil des digitalen Wandels im Handel sein?** Du behältst auch dann den Überblick, wenn drei Kalender gleichzeitig piepen, internationale Reisen geplant und Business-Lunches organisiert werden müssen? Du arbeitest gerne eng mit Führungskräften zusammen, kommunizierst souverän und hast Freude daran, die Dinge im Hintergrund zum Laufen zu bringen? Dann suchen wir genau dich! Als **Executive Assistant (m/w/d)** unterstützt du direkt unser Managing Director Team – bestehend aus unserem CEO, CPO und CCO/CMO – im operativen Tagesgeschäft. Du schaffst Struktur, erkennst Prioritäten, bevor sie ausgesprochen werden, und sorgst so dafür, dass unsere Geschäftsführung sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Du berichtest dabei an unsere Lead Executive Office, die dich eng begleitet, unterstützt und mit dir gemeinsam das professionelle Rückgrat unseres Top-Managements bildet. **Deine Aufgaben:** * Du koordinierst eigenverantwortlich die Kalender unserer drei Managing Directors und sorgst dafür, dass Termine effizient geplant, priorisiert und abgestimmt werden – sowohl intern als auch extern * Du übernimmst die vollständige Reiseplanung für CEO, CPO und CCO/CMO – inkl. Buchungen, Hotelreservierungen, Transfers und Kostenübernahmen * Du kümmerst dich um die Abwicklung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen sowie Restaurantbuchungen und Bewirtungsbelegen * Du stimmst Termine mit internen Teams und externen Partner:innen sowie Kund:innen ab – auch international * Du übernimmst die Gästekoordination inkl. Anmeldungen, Begrüßung und Betreuung vor Ort * Du organisierst regelmäßig Team-Events und Offsites * Du wirkst bei internen Initiativen mit, z. B. bei der Winterkampagne oder dem Sustainability Day * Du koordinierst die Nutzung und Anfragen rund um den Dienstwagenpool für den CEO * Du arbeitest eng mit weiteren Stakeholder:innen zusammen – z. B. dem People & Culture Team, Procurement oder Office Management ## Anforderungen **Dein Profil:** * Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein relevantes Studium und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit – idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder C-Level-Ebene * Du hast ein ausgeprägtes Organisationstalent, denkst mit und gerne voraus und gehst auch bei parallel laufenden Aufgaben strukturiert vor * Du arbeitest selbständig, zuverlässig und lösungsorientiert – und hast gleichzeitig Freude an enger Teamarbeit und am Austausch mit anderen Bereichen * Du bringst sehr gute Kommunikationsfähigkeiten mit – auf Deutsch (verhandlungssicher, mind. C1) und Englisch (mind. B2) * Du gehst sicher mit Tools wie Outlook, MS Office, Reiseportalen und Buchungssystemen um und hast bereits mit digitalen Kalender- und Planungstools gearbeitet * Du bleibst auch in stressigen Phasen ruhig, professionell und freundlich * Du hast ein gutes Gespür für Diskretion, Fingerspitzengefühl im Umgang mit Führungskräften und ein hohes Maß an Vertraulichkeit * Du bringst Neugier, Eigeninitiative und Lust mit, über deinen Aufgabenbereich hinauszudenken **Was wir Dir bieten können:** **Diversität** - Wir sind stolz darauf, ein Arbeitsplatz für Chancengleichheit zu sein, an dem wir es jeder Person ermöglichen möchten, ihr wahres selbst zu zeigen. Wir setzten uns für gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten ein, und dafür, ein Safe Space zu sein unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Gender, Geschlechtsidentität oder Geschlechtsausdruck. **Entwicklung** - Unterstützung für Deine persönliche Entwicklung durch eine Feedback-Kultur, die Dir hilft, Deine Stärken und Wachstumspotenzial zu identifizieren. **Wohlbefinden** - Für uns ist mentale Gesundheit genauso wichtig wie Fitness. Deshalb bieten wir Dir einen kostenlosen Zugang zu nilo.health, einer App für mentale Gesundheit, an. Außerdem brauchst Du Dir keine Sorgen um Deine Rente machen, denn wir bezuschussen Deine betriebliche Altersvorsorge. Zusätzlich zu unserem internen Fitnesstudio, übernehmen wir auch einen Teil der Kosten für Urban Sports Club. **Nachhaltigkeit** - Dir liegt das Thema Nachhaltigkeit am Herzen? Uns auch! Zusammen mit unserem Green Team bieten wir Dir die Möglichkeit, Dich in Projekten zu Nachhaltigkeit und Umweltschutz zu engagieren. Gemeinsam wollen wir unseren Beitrag leisten und den Planeten so positiv beeinflussen, wie wir nur können. **Flexibilität** - im Moment bieten wir flexible Arbeitszeiten und die Option, hybrid im Büro und mobil zu arbeiten, inkl. die Möglichkeit, vom Ausland aus zu arbeiten. Wir bieten 28 Urlaubstage an, die sich um einen Tag pro gearbeitetes Kalenderjahr (bis zu max. 30 Tage) erhöhen. Zusätzliche Tage gibt es für spezielle Anlässe wie z.B. einen Umzug, Teilnahmen an sozialen Projekten, etc. **Modernes** **Büro** - Wir haben ein eigenes und voll ausgestattetes Fitnessstudio, eine Dachterrasse für Team Events und Mittagspausen in der Sonne, sowie Zen Rooms, in denen Mitarbeitende beten, entspannen oder einfach eine ruhige Minute finden können. **Kostenloses** **Mittagessen** - Wenn Du im Büro bist, bieten wir Dir verschiedene Optionen für ein Mittagessen an, und das Mittagessen geht auf uns! Du kannst in dem nahliegenden Partner-Restaurant essen gehen! Natürlich sind auch heiße sowie kalte Getränke, Obst und andere Snacks im Büro für unsere Mitarbeiter:innen kostenlos. **Soziale Kultur** - Ein gutes Miteinander ist uns wichtig, weshalb wir Wert auf eine Kultur legen, die dazu einlädt, miteinander ins Gespräch zu kommen, gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen und sich gemeinschaftlich an Projekten zu beteiligen. Wir bieten außerdem regelmäßig optionale Events an, um dies weiter zu unterstützen.