Executive Assistant | Team Lead(m/w/x)

# Executive Assistant | Team Lead (m/w/d) **Hamburg - Am Strandkai** | **Full time** Für unser Office Management Team in der Hamburger HafenCity suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als # Executive Assistant | Team Lead (m/w/d) ## ## Unser Angebot an dich: * **Work-Life Balance:** 38,75 Arbeitsstunden pro Woche mit 30 Tagen Jahresurlaub * **Gestaltungsmöglichkeit:** Vertrauensarbeitszeit und flexible Gestaltung des Arbeitsortes innerhalb Deutschlands in Rücksprache mit dem Team * **Vergütung und Zusatzleistungen:** 13 Gehälter, Gewinnbeteiligung, Urlaubsgeld, Fahrtkostenzuschuss etc. * **Unterstützung in verschiedenen Lebenslagen:** durch unseren Partner PME Familienservice in Form einer professionellen Beratung bei beruflichen und privaten Fragestellungen, wie Kinderbetreuung, Pflege etc. * **Sicherheit und Vorsorge:** Unfallversicherung auch für den privaten Bereich; hoher Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge; Langzeitarbeitskonto mit Sparmöglichkeiten für Sabbatical oder früheren Renteneintritt * **Gesundheit:** subventionierte Mitgliedschaft bei EGYM Wellpass mit Zugang zu vielfältigen Sporteinrichtungen deutschlandweit sowie Online-Kursen in den Bereichen Sport, Ernährung und Meditation und Fahrrad-Leasing * **Learning & Development:** Unterstützung auf dem individuellen Entwicklungspfad mit internen und externen Weiterbildungs- und Coachingmöglichkeiten * **Networking:** Netzwerke im Unternehmen, um teamübergreifende und internationale Verbindungen zu knüpfen, sowie Firmenevents * **Offene Unternehmenskultur:** Im Herzen ein Familienunternehmen, mit Drive, gelebter Toleranz Speak-Up Kultur und kollegialem Zusammenhalt auf dem Weg in eine grüne Zukunft * **Modernes kollaboratives Büro:** Mit subventioniertem Mitarbeiterrestaurant, offenem Raumkonzept und Ausblick auf die Elbe und den Hafen ## Das erwartet dich: Als **Executive Assistant | Team Lead (m/w/d)** unterstützt du ein Vorstandsmitglied in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben – und übernimmst gleichzeitig eine zentrale Führungsrolle im Assistants Team. Du koordinierst Abläufe, setzt klare Prioritäten und schaffst Strukturen, die deinem Team Orientierung geben. Dabei bist du auch Sparringspartner für unsere Head of Office Management: Du bringst frische Ideen ein, denkst Prozesse weiter und treibst Projekte aktiv voran. Wenn du Leadership-Kompetenz mit Organisationstalent und strategischem Blick verbindest, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen! ## Deine Aufgaben auf einen Blick: * **Vorstandsassistenz:** Du unterstützt ein Vorstandsmitglied in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Dabei koordinierst du die Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern und stellst sicher, dass alle Informationen effizient und zielgerichtet fließen. * **Termin- & Reisemanagement:** Du planst und organisierst Meetings, Events und Geschäftsreisen für das Vorstandsmitglied. * **Dokumentation:** Du erstellst Berichte, Präsentationen und Dokumentationen und bereitest Informationen übersichtlich auf und sorgst für die strukturierte Ablage relevanter Unterlagen. * **Teamführung:** Du koordinierst das Assistants Team, sorgst für eine klare Aufgabenverteilung und förderst eine effektive Zusammenarbeit. * **Prozessoptimierung:** Du identifizierst Verbesserungspotenziale in administrativen Abläufen und wirkst aktiv an der Umsetzung effizienter Prozesse mit. * **Büroorganisation:** Du sorgst gemeinsam mit dem Office Management Team für Ordnung, vertrittst Kolleg:innen bei Abwesenheit und unterstützt einen strukturierten Büroalltag. ## Das bringst du idealerweise mit: * **Erfahrung:** Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Position, mit nachweislicher Erfahrung in der Unterstützung des C-Levels. * **Führungserfahrung:** Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Führung und Koordination eines Teams. * **Fachkenntnisse:** Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Teams, Outlook, Planner) und Affinität zu modernen Arbeitsweisen, z. B. Co-Pilot und Visio. * **Sprachkenntnisse:** Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. ## Mit diesen Eigenschaften passt du gut zu uns: * **Organisationstalent:** Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick, setzt Prioritäten klar und arbeitest strukturiert. * **Verantwortungsbewusst:** Du gehst vertrauliche Informationen professionell und diskret an. * **Kommunikationsstark:** Du kommunizierst klar, präzise und adressatengerecht – intern wie extern. * **Proaktiv & lösungsorientiert:** Du erkennst Herausforderungen frühzeitig und bringst pragmatische Lösungen ein. * **Empathisch & fördernd:** Du verstehst es, dein Team zu motivieren, Potenziale zu erkennen und weiterzuentwickeln. Auch wenn du nicht alle der oben genannten Anforderungen erfüllst, ermutigen wir dich zu einer Bewerbung, wenn du in deinen Erfahrungen einen Mehrwert für unser Team siehst. # OurEnergyYourWay