Du unterstützt den VP und die Directors im Bereich Quality & Regulatory Affairs bei administrativen Aufgaben, koordinierst Meetings und Reisen und überwachst Abteilungsprojekte. Außerdem erstellst du Präsentationen, organisierst Teamveranstaltungen und pflegst die Dokumentation.
Anforderungen
- •Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant
- •Hintergrund in Qualität oder Regulatory Affairs
- •Organisatorisches Geschick und Multitasking
- •Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- •Sicherer Umgang mit MS Office
- •Diskretion und Professionalität im Umgang
- •Ausgeprägte Detailgenauigkeit und serviceorientierte Arbeitsweise
Deine Aufgaben
- •Administrative Unterstützung des VP und Directors
- •Kalender, Meetings, Reisen und Spesen koordinieren
- •Abteilungsprojekte verfolgen und Budget überwachen
- •Onboarding neuer Teammitglieder unterstützen
- •Präsentationen und Meeting-Unterlagen erstellen
- •Interne und externe Korrespondenz managen
- •Teamveranstaltungen und Workshops organisieren
- •Dokumentation klar pflegen
- •Schnittstelle zu internen Abteilungen und externen Partnern sein
- •Ad-hoc-Aufgaben und Verbesserungsinitiativen unterstützen
Deine Vorteile
Dynamisches Arbeitsumfeld
Verantwortungsvoller Beitrag zur Produktqualität
Persönliche Weiterentwicklung
Flexible Arbeitsbedingungen
Attraktive Zusatzleistungen
Original Beschreibung
# Executive Assistant des VP Quality & Regulatory Affairs (m/w/d)
* Hechingen
* Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
* Publiziert: 17.06.2025
Es ist ein gutes Gefühl zu wissen, wofür Du täglich Dein Bestes gibst. Bei Artivion stellen wir hochwertige Produkte und Lösungen zur Behandlung von Aortenerkrankungen her. Gemeinsam mit Chirurgen weltweit retten wir Leben. Dabei setzen wir auf die Stärken jedes einzelnen Mitarbeiters. Auch Deine Stärke zählt: Als wichtiges Glied in der Kette leistest Du gemeinsam mit uns einen Beitrag Leben zu retten. Bringe Deine Stärken ein und lass uns gemeinsam wachsen.
Wir suchen eine
**Executive Assistant des VP Quality & Regulatory Affairs (m/w/d)**
## Deine Stärke
* Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant oder Management Assistant, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften in einer globalen oder Matrixorganisation
* Hintergrund in den Bereichen Qualität, Regulatory Affairs oder in der Life-Sciences-/Healthcare-Branche ist von Vorteil
* Organisatorisches Geschick mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren, selbstständig zu arbeiten und unter Druck den Überblick zu behalten
* Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere europäische Sprachen sind von Vorteil)
* Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word); Erfahrung mit Kollaborationstools wie Teams, SharePoint oder Concur ist wünschenswert
* Diskretion, Professionalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
* Ausgeprägte Detailgenauigkeit sowie eine proaktive, serviceorientierte Arbeitsweise
## Dein Beitrag
* Administrative Unterstützung des VP und der Director im Bereich Quality & Regulatory Affairs
* Koordination von Kalendern, Meetings, Reisen und Spesenabrechnungen
* Verfolgung von Abteilungsprojekten, Budgetüberwachung und Unterstützung beim Onboarding neuer Teammitglieder
* Erstellung von Präsentationen und Meeting-Unterlagen sowie Management der internen und externen Korrespondenz
* Organisation von Teamveranstaltungen und Workshops sowie Pflege einer klaren Dokumentation
* Schnittstelle zu internen Abteilungen, externen Partnern, Berater und Regulierungsbehörden
* Unterstützung bei ad hoc Aufgaben und Verbesserungsinitiativen innerhalb der Abteilung
## Unsere Stärke
* Ein dynamisches, internationales sinnstiftendes Arbeitsumfeld und Innovationsgeist
* Verantwortungsvoller Beitrag zur Produktqualität und regulatorischen Exzellenz
* Persönliche Weiterentwicklung und Wachstumsmöglichkeiten
* Flexible Arbeitsbedingungen inklusive hybrider Arbeitsmodelle
* Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und EGYM Wellpass