Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Permanent employee, Full or part-time ·Karlsruhe - STARFACE, DE

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Wen suchen wir?

Du hast Spaß daran in administrativen als auch operativen und strategischen Fragen zu unterstützen? Als zuverlässiges Organisationstalent kommunizierst Du mit allen Stakeholdern auf Augenhöhe? Dann freuen wir uns Dir eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit (Voll- oder Teilzeit) in einem dynamischen und erfolgreichen Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen bieten zu können.

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen, operativen und strategischen Aufgaben

• Planung und Koordination von Terminen und (virtuellen) Meetings inklusive Agenda und gegebenenfalls Protokollführung

• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen

• Operative Aufgaben wie Schriftverkehr, Projektcontrolling, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung

• Erstellung und Aufbereitung von Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache

• Regelmäßige Recherche und Erstellung von Auswertungen/Reports/Präsentationen

• Einholung von Angeboten und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen (bspw. Mietverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge, etc. …)

• Interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch und schriftlich) sowie Steuerung von Dienstleistern

• Mitwirkung an strategischen Projekten

Dein Profil

• Verhandlungssichere interne und externe Kommunikation sowie Organisationstalent

• Belastbarkeit und ein hohes Maß an Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und -aufgaben

• Verständnis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen

• Erfahrung im Umgang mit vorbereitender Buchhaltung (Reisekosten, Rechnungen prüfen, Vorkontierung, etc.)

• Hands-on-Mentalität und Methodenkompetenz

• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

• Serviceorientiertes und sicheres Auftreten mit guten Umgangsformen, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit

• Abgeschlossenes Studium der Betriebs- oder Kommunikationswissenschaft

• Fundierte Kenntnisse in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)

• Sicherer Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere mit MS Excel

Dein zukünftiger Arbeitsplatz

• Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt

• Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE Team

• Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind

• Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe

• Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und authentisch sind

• Viel Gestaltungspielraum für Ideen und Lösungen

• Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst

• Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen

• Mit Möglichkeit auf Mobile Office und jährlich bis zu 2 Wochen Arbeiten aus dem EU-Ausland