Als Empfangsmitarbeiterin heißt du Besucher herzlich willkommen und bist für die Koordination der Kommunikation verantwortlich. Zu deinem Alltag gehört das Beantworten von Anfragen, die Organisation von Konferenzräumen sowie allgemeine administrative Tätigkeiten.
Anforderungen
- •Freundliches Auftreten gegenüber allen
- •Organisationstalent bei Aufgaben und Belegungen
- •Erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich von Vorteil
- •Kommunikation auf Deutsch und Englisch
- •Vertrautheit mit den gängigen MS-Office-Programmen
- •Positive, aufgeschlossene Persönlichkeit
Deine Aufgaben
- •Besucher empfangen und anmelden
- •Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln
- •Besucher während der Wartezeit bewirten
- •Besucherausweise erstellen
- •Kurierdienste beauftragen und entgegennehmen
- •Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen
- •Informationen zu Flügen und Hotels bereitstellen
- •Dienstleister koordinieren und handhaben
- •Posteingang entgegennehmen und verteilen
- •Mit MS-Office-Programmen arbeiten
- •Exportunterlagen vorbereiten und Statistiken erstellen
- •Allgemeine administrative Aufgaben erledigen
- •Ansprechpartnerin für Umbuchungen und Medientechnik
- •Konferenzräume nach Meetings abdecken
- •Konferenz- und Meetingräume buchen und ausstatten
- •Räume auf Sauberkeit und Ordnung kontrollieren
Deine Vorteile
Langfristige Festanstellung
Betriebliche Altersvorsorge nach Probezeit
Mitarbeiterrabatte auf Produkte
Keine Nacht- und Wochenenddienste
Umfassende Einarbeitung
Abwechslungsreicher Arbeitsalltag
Weiterbildung/Schulungen intern und extern
Direkter Kontakt zur Teamleitung
Original Beschreibung
Quereinsteigerin als Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) als Aushilfe bei ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH | softgarden
**Wir suchen für unseren Kunden in Offenburg**
**eine****Empfangsmitarbeiterin (m/w/d)**
**als flexible Aushilfe auf Abruf**
**Arbeitszeiten:**
montags bis donnerstags
von 07.00 bis 16.00 Uhr
freitags
von 07.00 bis 14.00 Uhr
*Die Dienste werden nach Absprache geplant*
* Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modern eingerichteten Büro
* Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
* Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
* Parkplätze stehen zur freien Verfügung
* **Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag**
* Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
* Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
* **keine Nacht- und Wochenenddienste**
* umfassende Einarbeitung
* abwechslungsreicher Arbeitsalltag
* Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
* Direkter Kontakt zur Teamleitung
* Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten
* ein- und ausgehende Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln
* eventuell Besucher während der Wartezeit bewirten
* Besucherausweise erstellen
* Kurierdienste beauftragen / Kuriersendungen entgegennehmen
* Ansprechpartner für die einzelnen Kolleginnen und Kollegen am Standort
* Informationen erteilen (Flüge, Hotels)
* Handling und Koordination der einzelnen Dienstleister
* Posteingang, entgegennehmen und verteilen
* Arbeiten mit den MS-Office-Programmen
* Vorbereitung von Exportunterlagen und Erstellen von verschiedenen Statistike
* allgemeine administrative Aufgaben und Korrespondenz einschließlich Pflege von Datenbanken
* Ansprechpartnerin für Umbuchungen, Medientechnik usw.
* Konferenzräume nach Meetings entsprechend „abdecken“
* Buchung und Ausstattung von Konferenz- und Meetingräumen
* Kontrolle der Räume auf Sauberkeit und Ordnung
* Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
* Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
* Von Vorteil für Sie wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
* Sie können auf Deutsch und **Englisch** kommunizieren
* Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
* Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit