Du empfängst Besucher, koordinierst Telefonate und bereitest Konferenzräume vor. Außerdem bist du die Ansprechpartnerin für verschiedene Dienstleister.
Anforderungen
- •Freundliches Auftreten gegenüber verschiedenen Personen
- •Organisationstalent bei Konferenzraumbelegung
- •Erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich von Vorteil
- •Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
- •Vertrautheit mit gängigen MS-Office-Programmen
- •Positive, aufgeschlossene Persönlichkeit
Deine Aufgaben
- •Besucher empfangen und anmelden
- •Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln
- •Besucher während der Wartezeit bewirten
- •Besucherausweise erstellen
- •Kurierdienste beauftragen
- •Kuriersendungen entgegennehmen
- •Informationen zu Flügen und Hotels bereitstellen
- •Dienstleister koordinieren und betreuen
- •Posteingang entgegennehmen und verteilen
- •Mit MS-Office-Programmen arbeiten
- •Exportunterlagen vorbereiten und Statistiken erstellen
- •Allgemeine administrative Aufgaben übernehmen
- •Datenbanken pflegen
- •Ansprechpartnerin für Umbuchungen und Medientechnik sein
- •Konferenzräume nach Meetings aufbereiten
- •Konferenz- und Meetingräume buchen und ausstatten
- •Räume auf Sauberkeit und Ordnung kontrollieren
Deine Vorteile
Abwechslungsreiche Tätigkeiten
Persönlicher Kontakt vor Ort
Eigenverantwortliche Erledigung
Freie Parkplätze
Langfristige Festanstellung
Betriebliche Altersvorsorge nach Probezeit
Mitarbeiterrabatte auf Produkte
Keine Nacht- und Wochenenddienste
Umfassende Einarbeitung
Abwechslungsreicher Arbeitsalltag
Weiterbildung und Schulungen
Direkter Kontakt zur Teamleitung
Original Beschreibung
**Wir suchen für unseren Kunden in Offenburg**
**eine****Empfangsmitarbeiterin (m/w/d)**
**als flexible Aushilfe auf Abruf**
**Arbeitszeiten:**
montags bis donnerstags
von 07.00 bis 16.00 Uhr
freitags
von 07.00 bis 14.00 Uhr
*Die Dienste werden nach Absprache geplant*
* Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modern eingerichteten Büro
* Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
* Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
* Parkplätze stehen zur freien Verfügung
* **Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag**
* Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
* Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
* **keine Nacht- und Wochenenddienste**
* umfassende Einarbeitung
* abwechslungsreicher Arbeitsalltag
* Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
* Direkter Kontakt zur Teamleitung
* Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten
* ein- und ausgehende Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln
* eventuell Besucher während der Wartezeit bewirten
* Besucherausweise erstellen
* Kurierdienste beauftragen / Kuriersendungen entgegennehmen
* Ansprechpartner für die einzelnen Kolleginnen und Kollegen am Standort
* Informationen erteilen (Flüge, Hotels)
* Handling und Koordination der einzelnen Dienstleister
* Posteingang, entgegennehmen und verteilen
* Arbeiten mit den MS-Office-Programmen
* Vorbereitung von Exportunterlagen und Erstellen von verschiedenen Statistike
* allgemeine administrative Aufgaben und Korrespondenz einschließlich Pflege von Datenbanken
* Ansprechpartnerin für Umbuchungen, Medientechnik usw.
* Konferenzräume nach Meetings entsprechend „abdecken“
* Buchung und Ausstattung von Konferenz- und Meetingräumen
* Kontrolle der Räume auf Sauberkeit und Ordnung
* Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
* Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
* Von Vorteil für Sie wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
* Sie können auf Deutsch und **Englisch** kommunizieren
* Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
* Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit