Dein Alltag dreht sich um die Organisation des Empfangs und die Betreuung von Besuchern. Du bist verantwortlich für Informationen, Telefonate und die Verwaltung von Büromaterialien. Außerdem unterstützt du bei Veranstaltungen und sorgst für Ordnung im Empfangsbereich.
Anforderungen
- •Freundlicher Umgang mit Personen
- •Organisationstalent bei Aufgabenkoordination
- •Erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich von Vorteil
- •Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
- •Vertrautheit mit gängigen MS-Office-Programmen
- •Positive, aufgeschlossene Persönlichkeit
Deine Aufgaben
- •Besucher empfangen und anmelden
- •Besucher während der Wartezeit bewirten
- •Informationen zu Flügen, Hotels und Taxis bereitstellen
- •Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln
- •Rückrufnachrichten hinterlassen
- •Ordnung im Empfangsbereich gewährleisten
- •Kurierdienste beauftragen und Sendungen entgegennehmen
- •Paketsendungen versenden und entgegennehmen
- •Mit MS-Office-Anwendungen arbeiten
- •Büromaterialien und Verbrauchsmaterialien verwalten
- •Lieferscheine und Zollbescheinigungen archivieren
- •Posteingang entgegennehmen und verteilen
- •Postausgang frankieren und kuvertieren
- •Reiseportal pflegen
- •Eingehende E-Mails und Faxe bearbeiten
- •Ansprechpartner für Dienstleister sein
- •Allgemeine administrative Aufgaben erledigen
- •Schulungen und Seminare planen und organisieren
- •Teilnehmer verwalten
- •Konferenzräume terminieren und buchen
- •Veranstaltungsmanagement unterstützen
- •Konferenzräume für Veranstaltungen vorbereiten
- •Konferenzräume nach Meetings abdecken
- •Ansprechpartnerin für Umbuchungen und Medientechnik sein
- •Räume auf Sauberkeit und Ordnung kontrollieren
Deine Vorteile
Langfristige Festanstellung
Festes Monatsgehalt
Betriebliche Altersvorsorge nach Probezeit
Mitarbeiterrabatte auf Produkte
Erstattung des Deutschlandtickets
Keine Nacht- und Wochenenddienste
Umfassende Einarbeitung
Abwechslungsreicher Arbeitsalltag
Weiterbildung und Schulungen
Direkter Kontakt zur Teamleitung
Original Beschreibung
**Wir suchen für unseren Kunden aus der IT-Branche in Hamburg eine**
**Empfangsmitarbeiterin/Officemanagerin (m/w/d)** **in Teilzeit (20 Std./Woche)**
**Arbeitszeiten**
montags bis freitags
in der Zeit von 09.00 bis 17.00 Uhr / Arbeitszeiten nach Absprache
* Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modern eingerichteten Büro
* Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
* Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
* **Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag**
* **festes Monatsgehalt**
* Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
* Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
* **Erstattung des Deutschlandticket**
* **keine Nacht- und Wochenenddienste**
* umfassende Einarbeitung
* abwechslungsreicher Arbeitsalltag
* Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
* Direkter Kontakt zur Teamleitung
BEREICH BESUCHEREMPFANG:
* Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten
* eventuell Besucher während der Wartezeit bewirten
* Informationen erteilen (Flüge, Hotels, Taxi rufen, Tischreservierungen usw.)
* ein- und ausgehende Telefonate in Deutsch und Englisch vermitteln
* eventuell Rückrufnachrichten hinterlassen (z.B. per E-Mail)
* Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich gewährleisten
* Kurierdienste beauftragen / Kuriersendungen entgegennehmen sowie die Rechnungen kontrollieren
* Paketsendungen versenden und entgegennehmen
* arbeiten mit den MS-Office-Anwendungen Word, Excel, Power Point und Outlook
BEREICH OFFICE MANAGEMENT:
* Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Visitenkarten, Blumen sowie Verbrauchsmaterialien
* Archivieren von Lieferscheinen und Zollbescheinigungen
* Posteingang, entgegennehmen und verteilen
* Postausgang, frankieren und kuvertieren
* Reiseportal pflegen
* Bearbeiten der eingehenden E-Mails und Faxe
* Ansprechpartner für verschieden Dienstleister, wie z.B. Reinigung
* allgemeine administrative Aufgaben und Korrespondenz (kopieren, scannen usw.)
BEREICH KONFERENZRAUMMANAGEMENT
* interne Planung und Organisation Schulungen und Seminare
* Teilnehmerverwaltung
* Konferenzraumterminierung / -buchung
* Unterstützung des Veranstaltungsmanagement und Unterstützung bei der Organisation der Firmenveranstaltungen, Firmenfeiern und After-Work-Events
* Konferenzräume für interne und externe Veranstaltungen vorbereiten
* Konferenzräume nach Meetings entsprechend „abdecken“
* Ansprechpartnerin für Umbuchungen, Medientechnik usw.
* Kontrolle der Räume auf Sauberkeit und Ordnung
* Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
* Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
* Von Vorteil für Sie wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
* Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
* Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
* Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit