In deinem Alltag empfängst und betreust du Gäste und schaffst dabei eine einladende Atmosphäre. Du organisierst Veranstaltungen, planst Geschäftsreisen und kümmerst dich mit Begeisterung um administrative Aufgaben.
Anforderungen
- •Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- •Berufserfahrung als Assistenz am Empfang
- •Organisationsstark und serviceorientiert
- •Gute Anwendungskenntnisse in MS Office
- •Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- •Souveränes und repräsentatives Auftreten
- •Sprachgewandt im direkten Gespräch
- •Englisch für Telefonate und Begrüßungen
Deine Aufgaben
- •Erste Ansprechperson für Gäste und Dienstleister:innen sein
- •Ästhetische Atmosphäre im Empfangsbereich schaffen
- •Anfragen per Telefon und E-Mail bearbeiten
- •Objektunterlagen verwalten und archivieren
- •Veranstaltungen aktiv organisieren und gestalten
- •Geschäftsreisen planen und vorbereiten
- •Kreditkartenabrechnungen durchführen
Original Beschreibung
Die **Art-Invest Real Estate Management GmbH & Co. KG** sucht dich in **Voll- oder Teilzeit** (primär Nachmittags) als Empfangs- und Teamassistenz in unserem wunderschönen Office an der Binnenalster in **Hamburg**. Die Position ist zunächst auf 1 Jahr befristet mit der Option der Entfristung.
* Du bist die erste Ansprechperson für unsere Gäste, Dienstleister:innen und Lieferant:innen und sorgst mit deiner ausgeprägten Serviceorientierung dafür, dass sie sich bei uns rundum wohlfühlen.
* Im Empfangs- und Konferenzbereich schaffst du eine ästhetische und angenehme Atmosphäre für unsere Gäste, einschließlich z.B. Cateringbestellung und Bewirtung.
* Als kommunikative Schnittstelle bearbeitest du Anfragen per Telefon und E-Mail und sorgst für eine reibungslose Kommunikation.
* Gewissenhaft und sorgfältig verwaltest, dokumentierst und archivierst du Objektunterlagen wie Vollmachten, Mietverträge und Nachträge.
* Entdecke den:die Eventplaner:in in dir: Baustellenfeste, Nachbarschaftsevents, Social Days oder interne Veranstaltungen organisierst du aktiv mit und hinterlässt deinen Fingerabdruck.
* Die Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie die Kassenverwaltung liegen in deinem Verantwortungsbereich.
* Weitere Assistenzaufgaben wie Kreditkartenabrechnungen bereiten dir Freude.
* Eine gute Basis bildet eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder Hotelfachwesen, idealerweise mit anschließender Berufserfahrung als Assistenz am Empfang oder im Sekretariat.
* Du bist organisationsstark, serviceorientiert und freundlich – in gemeinsamer Teamarbeit und in den von dir allein verantworteten Projekten.
* Gute Anwendungskenntnisse in MS Office sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sind für diese Position selbstverständlich.
* Kund:innen und Geschäftspartner:innen begegnest du angemessen, kultiviert und verbindlich – zudem überzeugst du durch dein souveränes und repräsentatives Auftreten.
* Du bist sprachgewandt sowohl im direkten Gespräch als auch im Schriftverkehr auf Deutsch. Englisch benötigst du zur Annahme und Weiterleitung von Telefonaten oder zur Begrüßung von Besucher:innen.