Empfangs- und Büroassistenz(m/w/x)

## Empfangs- und Büroassistenz (m/w/d) ###### Permanent employee, Full or part-time ·Kleinburgwedel --- ##### Warum du uns bereichern wirst (Mission) Du bist das Herzstück unseres Büros und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft. Mit deinem Organisationstalent und deiner aufgeschlossenen Art schaffst du eine einladende und produktive Umgebung – für Gäste, Kolleg:innen und die gesamte Geschäftsleitung. Ob am Empfang, in der Küche oder im Backoffice: Du machst unseren Arbeitsalltag nicht nur einfacher, sondern auch angenehmer und strukturierter. Dabei bist du die zentrale Anlaufstelle für organisatorische Aufgaben und sorgst dafür, dass nichts übersehen wird. ##### So rockst du deinen Job bei uns (KPIs) * **Telefonmanagement:** Du koordinierst Anrufe und stellst sicher, dass allgemeine oder werbliche Anrufe am Empfang landen, während andere Servicethemen gezielt an das Team weitergeleitet werden. * **Organisation:** Du sorgst für reibungslose Abläufe im Office, von der Postbearbeitung bis zur Materialbestellung. * **Effizienz:** Du optimierst Backoffice-Tätigkeiten und bringst proaktiv Ideen ein, um unsere Arbeitsprozesse zu verbessern. * **Unterstützung:** Du bist die erste Anlaufstelle für organisatorische Anliegen der Kolleg:innen und Geschäftsleitung. * **Gastfreundschaft:** Du empfängst unsere Gäste mit einem Lächeln und sorgst für eine professionelle und einladende Atmosphäre. ##### Das wirst du bei uns bewegen (Aufgaben) * Du empfängst Gäste und stellst sicher, dass sie sich willkommen fühlen. Gleichzeitig behältst du den Empfangsbereich aufgeräumt und repräsentativ. * Du organisierst und reinigst die Küche, sorgst dafür, dass Getränke und Verbrauchsmaterialien immer bereitstehen, und koordinierst Bestellungen mit den Lieferanten. * Du bist verantwortlich für die Postbearbeitung, von eingehender Korrespondenz bis hin zur Versandorganisation. * Du unterstützt bei der Vorbereitung interner Veranstaltungen, z. B. Meetings oder Mitarbeiter-Events, und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. * Du übernimmst allgemeine Verwaltungsaufgaben wie die Pflege von Dokumenten, die Organisation von Ablagesystemen und die Koordination von Dienstleistern. * Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und der Assistenz zusammen, um Projekte zu unterstützen und administrative Abläufe zu optimieren. * Du bist die Schnittstelle für Lieferanten und Handwerker und kümmerst dich um eine reibungslose Zusammenarbeit. ##### Das bringst du mit – deine Superkräfte * Du bist ein Organisationstalent und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. * Deine freundliche und offene Art sorgt dafür, dass sich alle in deiner Umgebung wohlfühlen. * Du bringst idealerweise erste Erfahrungen im Backoffice, Empfangsbereich oder in einer ähnlichen Rolle mit. * Deine Hands-on-Mentalität ermöglicht es dir, auch unvorhergesehene Aufgaben flexibel und souverän zu lösen. * Du hast ein Auge für Details und bist gleichzeitig in der Lage, Prioritäten zu setzen. * Sicherer Umgang mit Office-Programmen (z. B. Microsoft Office, Google Workspace). ##### So könnte dein Tag aussehen Dein Tag beginnt bei uns mit einem guten Kaffee oder Tee (ganz wie du magst). Danach startest du mit einem kurzen Austausch mit deinen Kolleg:innen in den Tag, um gemeinsam den Fokus auf die anstehenden Aufgaben zu setzen. Die entspannte und freundliche Atmosphäre spiegelt unsere Unternehmenskultur wider – bei uns wird’s nie langweilig und so könnte dein Tag aussehen: * **08:00 Uhr:** Du startest deinen Tag mit einem Check des Empfangsbereichs, bereitest die Küche vor und sorgst dafür, dass alles organisiert ist. * **09:00 Uhr:** Du bearbeitest die eingehende Post, scannst wichtige Dokumente ein und leitest sie an die entsprechenden Kolleg:innen weiter. * **10:30 Uhr:** Du bereitest die Besprechungsräume für Meetings vor und stellst sicher, dass alle Materialien bereitliegen. * **13:00 Uhr:** Mittagspause und Zeit für einen kurzen Austausch mit deinen Kolleg:innen. * **14:00 Uhr:** Du organisierst die wöchentliche Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien und koordinierst Lieferungen. * **15:00 Uhr:** Du verwaltest das Telefon, stellst Anrufe entsprechend weiter und beantwortest allgemeine Anfragen. * **16:30 Uhr:** Abschluss deines Arbeitstags mit einem letzten Rundgang durch das Büro, um sicherzustellen, dass alles bereit ist für den nächsten Tag. *Zur besseren Lesbarkeit nutzen wir vereinfachte Sprachformen. Bei uns sind Menschen aller Geschlechter und Identitäten willkommen – Vielfalt ist uns wichtig.*