Customer Service / Office Manager(m/w/x)

Customer Service / Office Manager 100% (w/m) bei CoSB AG | softgarden Für unseren Kunden, die OmniVision AG – ein unabhängiges, familiengeführtes Pharmaunternehmen in der Augenheilkunde – suchen wir Menschen mit Leidenschaft, Verstand und dem Wunsch, gemeinsam etwas zu bewirken. Zur Verstärkung des Teams suchen wir dich – eine zuverlässige und offene Persönlichkeit im Bereich Customer Service / Office Management, die mit Übersicht, Empathie und Sinn für Struktur unsere internen Abläufe und den Kundenservice optimal gestaltet und unterstützt. Deine Kreativität bei der Erstellung und Verbesserung von Prozessen ist beim Aufbau der neuen Filialstruktur essenziell. **So unterstützt du uns:** * Bestell- und Auftragskoordination: Zusammenarbeit bezüglich Bestellungen mit dem Logistikdienstleister. Auch Retouren, Musterbestellungen und Sonderaktionen fallen in deinen Verantwortungsbereich * Kundenbetreuung & Kommunikation: Austausch mit Kunden zu Bestellungen, Lieferzeiten und Produkten. Du beantwortest Anfragen, klärst Unklarheiten und findest bei Bedarf passende Lösungen * Daten- und Systempflege: Pflege von Kunden- und Artikeldaten, Prüfung von Rabattabrechnungen sowie Verwaltung von Gutschriften, Proformarechnungen und Lieferscheinen * Berichtswesen & Auswertungen: Erstellung von Reports zu Bestellverläufen, Lieferungen und Kundenfeedback. Du lieferst relevante Kennzahlen zur Unterstützung von Vertrieb und Geschäftsleitung * Organisation & interne Abstimmung: Tägliche Bearbeitung des Posteingangs, strukturierte Weiterleitung von Anfragen und enge Zusammenarbeit mit Kolleg:innen aus verschiedenen Bereichen **Deswegen wollen wir dich:** * Du kennst den Schweizer Pharmamarkt und bewegst dich sicher im Umfeld von Vertrieb, Grossisten und Apothekenketten * Erfahrung in der Organisation und Verwaltung des Büroalltags bringst du mit und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick * Der Umgang mit externen Dienstleistern und Lieferanten gehört für dich zum Arbeitsalltag * Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert * Kommunikation auf Augenhöhe und Teamarbeit sind für dich selbstverständlich * Du hast ein gutes Gespür für Zahlen, kannst Daten analysieren, Trends erkennen und statistische Auswertungen verständlich aufbereiten * Vertrauliche Informationen behandelst du mit der nötigen Diskretion und Zuverlässigkeit * Eine pragmatische „Hands-on“-Mentalität sowie Flexibilität im Tagesgeschäft runden dein Profil ab **Was du draufhaben solltest:** * Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung als MPA (oder vergleichbare Qualifikation) * Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position * Sehr gute analytische Kenntnisse mit Zahlen (fortgeschrittene Excel-Skills) und rasche Zahlen-Auffassungsgabe * Sprachkenntnisse: Deutsch & Französisch fliessend in Sprache und Schrift, Italienisch & Englisch sind ein Plus **Das spricht für uns:** * Attraktives Gehaltspaket – mit überobligatorischen Pensionskasssenbeiträgen * Flexible Arbeitsgestaltung – mit der Möglichkeit, einen Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten * Zeitgemässe Ferienregelung – 25 Ferientage pro Jahr * Modernste Ausstattung – effizientes Arbeiten dank zeitgemässer IT-Infrastruktur * Traum-Arbeitsplatz – helles, stilvolles Büro mit direktem Blick auf den Rheinfall * Angenehmes Arbeitsklima – flache Hierarchien und eine ungezwungene Arbeitskultur