Assistenz des Betriebsrats(m/w/x)

Job Description Assistenz des Betriebsrats (m/w/d) **Dein Verantwortungsbereich** * Operative und strategische Unterstützung inklusive Organisieren von Dienstreisen (Buchen von Hotels, Flügen, Leihwagen etc.) und Reisekostenabrechnungen * Tagesordnungserstellung nach Vorgaben sowie Beteiligung an Gremiensitzungen * Termingerechte und ordnungsgemäße Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz in deutscher Sprache hinsichtlich Dringlichkeit, Termine und Fristen * Eigenständige Strukturierung der anfallenden Aufgaben des Betriebsratsvorsitzes und Koordination der Wiedervorlage * Überwachung des Post/Mail Ein- und Ausganges und ggf. Weiterleitung der Korrespondenz an die jeweiligen Empfänger der Gremien * Eigenständiges Bearbeiten von administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehört u.a. die Koordination von Gremienübergreifenden Themen, Abläufen und Terminen, die Pflege entsprechenden Listen * Konsolidierung von Statusberichten und Überwachung von Arbeitsgruppen * Entlasten des Betriebsratsvorsitzes in Bezug auf eingehende Telefonate auf den entsprechenden Durchwahlen des Betriebsrates bei in- und externer Kommunikation * Wahrnehmen der Funktion einer repräsentativen Erreichbarkeit nach innen und außen für Gremienmitglieder, Kolleginnen und Kollegen, Geschäftsleitung und Berater * Erledigung ein- und ausgehender Telefongespräche * Termingerechtes Erstellen von professionellen und repräsentativen Präsentationen nach Vorgabe in deutscher Sprache * Selbstständiges Erledigen aller Vorbereitungsarbeiten für Gremiumssitzungen und Besprechungen, inkl. der korrekten und vollständigen Nachbereitung, z. B. durch Protokolle, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen und Beschlüssen sowie deren Weiterleitung in Abstimmung mit dem Betriebsratsvorsitz * Selbständiges bearbeiten der eingehenden Rechnung * Einholen von Beraterkontingenten nach Vorgabe durch den Betriebsratsvorsitz * Überwachung des Verbrauchs und rechtzeitige Vorabmeldung bei auslaufenden Kontingenten * Selbstständige Erstellung eines jährlichen Kostenstellenberichts ausschließlich für Betriebsrat interne Zwecke * Prüfen der laufenden Reisekosten, Veranstaltungskosten und Spesenabrechnungen auf die Einhaltung sämtlicher geltenden Unternehmensrichtlinien und Anweisungen des Betriebsratsvorsitzes * Vorbereiten und Organisieren interner und externer Veranstaltungen / Gremiensitzungen / Workshops / Meetings * Auswahl und Buchung der Tagungsräume (intern/extern) * Organisieren von Anfahrten/Übernachtungen für alle Beteiligten Gremienmitgliedern * Erstellen der Tagesordnungen sowie Einladungen von Teilnehmern und Beratern in Abstimmung mit dem Betriebsratsvorsitz * Koordination der Sitzungsunterlagen * Führen des Protokolls: - außer/- ordentliche Betriebsratssitzungen - außer/- ordentliche Betriebsausschusssitzungen - sonstige Ausschusssitzungen nach Verfügbarkeit - Gesprächs/- Verhandlungstermine mit dem Unternehmen- Klausurtagungen des Betriebsrats **Deine Vorteile** Die Wertschätzung jedes Einzelnen liegt uns am Herzen und dazu gehört für uns auch, deine Leistung zu erkennen und entsprechend zu belohnen. Deswegen bieten wir dir unter anderem: * Flexible Arbeitszeiten * Homeoffice Möglichkeiten * Mobility Konzepte * Eine offene und transparente Unternehmenskultur * Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten * Ein großartiges Team, in das du deine Ideen mit einbringen kannst * Spannende Aufgabenfelder in einem zukunftsorientierten Unternehmen **Das bringst du mit** * Abitur und abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse * Mindestens 5-8 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung bzw. in den aufgeführten Hauptaufgaben dieses Stellenprofils oder vergleichbare Kenntnisse * Deutsch fließend in Wort und Schrift * MS Office sehr gute fachbezogene Kenntnisse * SAP (Anwenderkenntnisse) gute fachbezogene Kenntnisse * Erfahrungen in der Administrierung von Gremientätigkeiten, sowie Reisebereitschaft an 5 bis 10 Arbeitstagen im Monat