Dein Alltag besteht aus der Planung und Koordination von Terminen sowie der Organisation von Veranstaltungen. Du unterstützt bei Projektaufgaben, erstellst Präsentationen und klärst Reisemöglichkeiten für Spender:innen.
Anforderungen
- •Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung
- •Gewissenhafte und selbständige Arbeitsweise
- •Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- •Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
- •Sorgfältige und selbständige Arbeitsweise
- •Gute EDV-Kenntnisse
- •Sehr gutes Organisations- und Koordinationstalent
- •Sehr gute Englischkenntnisse
- •Kenntnisse im medizinischen Bereich von Vorteil
Deine Aufgaben
- •Interne und externe Termine koordinieren
- •Besprechungen und Hospitationen planen
- •Protokolle in Deutsch und Englisch erstellen
- •Größere Veranstaltungen organisieren
- •Präsentationen erstellen und aktualisieren
- •Themen für die Abteilungsleitung recherchieren
- •Dolmetscher beauftragen und organisieren
- •Projektaufgaben unterstützen und an Gruppen teilnehmen
- •Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen prüfen
- •Informationsunterlagen wie Flyer erstellen
- •Reisemöglichkeiten für Spender:innen klären
Deine Vorteile
Sinnhafter Job für Menschen
Wertschätzende Firmenkultur
Flexibles Arbeitszeitmodell
Attraktives Vergütungsmodell
30 Urlaubstage im Jahr
Sabbatical-Angebot
Umfassendes Weiterbildungsangebot
Kostenloses Obst, Wasser, Kaffee
Vielfältige BGM-Angebote
Mitarbeiterangebote bei Corporate Benefits
Original Beschreibung
# Assistenz (m/w/d) der Abteilung Koordination Spenderbetreuung Tübingen (Teilzeit 50%, unbefristet)
Job-ID:
20726
DKMS Donor Center gGmbH
Tübingen, DE
**Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen!**
Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.500 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 12,5 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten.
Das **DKMS Donor Center** ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der DKMS. Das Donor Center hat die primären Aufgaben der Spenderregistrierung, Spenderbetreuung und Spendervermittlung.
Für die weitere Verbesserung der Arbeitsabläufe in unserer Workup Abteilung suchen wir ab sofort in **Tübingen** eine
**Assistenz (m/w/d) der Abteilung Koordination Spenderbetreuung (Teilzeit 50 %, unbefristet)**
**IHRE AUFGABEN:**
• Koordination und Planung interner und externer Termine, Besprechungen und Hospitationen sowie deren Protokollierung (Deutsch und Englisch)
• Unterstützung bei der Organisation größerer Veranstaltungen wie Symposien, Abteilungsevents und Workshops
• Erstellung und Aktualisierung von Präsentationen (Deutsch und Englisch)
• Recherche und Aufbereitung von Themen für die Abteilungsleitung
• Beauftragung und Organisation von Dolmetschern zur Begleitung von Spender:innen
• Unterstützung bei Projektaufgaben bzw. Teilnahme an Arbeitsgruppen und Projektgruppen
• Prüfung von Rechnungen und Kreditkartenabrechung inkl. Einholen fehlender Belege und Klärung von Rückfragen z.B. mit der Finanzbuchhaltung
• Erstellung und Aktualisierung von Informationsunterlagen wie z.B. Flyern der Entnahmekliniken, sowie deren Abstimmung mit Stakeholdern
• Klärung und Bearbeitung diverser Themen zu den Reisemöglichkeiten der Spender:innen wie z.B. Hotelzuteilungen, Probleme, Kostenübernahmen für Hotels in Zusammenarbeit mit dem Reisemanagement sowie Bearbeitung von Quality Incidents Hotels, Reisebüro, Labor inkl. Verfassen von Stellungnahmen
**UNSERE ANFORDERUNGEN:**
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung; idealerweise in den Bereichen Büro- oder Praxismanagement, Kundenservice oder Tourismus
• Gewissenhafte und selbständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Sorgfältige und selbständige Arbeitsweise
• Gute EDV-Kenntnisse sowie sehr gutes Organisations- und Koordinationstalent
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse im medizinischen Bereich von Vorteil
**WAS WIR BIETEN:**
• Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht
• Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima
• Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten (bis zu 125 Tage pro Jahr)
• Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
• Sabbatical-Angebot
• Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot
• Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee
• Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z.B. Jobrad, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse, etc.)
• Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits