Du unterstützt die Abteilungsleitung bei verschiedenen administrativen Aufgaben, von der Organisation von Besprechungen bis zur Betreuung elektronischer Akten. Außerdem kümmerst du dich um Personalangelegenheiten und die Verwaltung von Dienstreisen.
Anforderungen
- •AHS oder BHS Matura
- •Langjährige Erfahrung im Management
- •Ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse
- •Sehr gute Englischkenntnisse
- •Hohe Einsatzbereitschaft
- •Hohe Genauigkeit im Umgang mit Dokumenten
- •Eigeninitiative und Selbstständigkeit
- •Ausgezeichnete Kommunikations- und Teamfähigkeit
Deine Aufgaben
- •Abteilungsleitung professionell unterstützen
- •Office-Time- und Travelmanagement durchführen
- •Protokolle führen und To-Dos dokumentieren
- •Besprechungen vorbereiten und planen
- •Abteilungsveranstaltungen administrieren
- •Gremienunterlagen koordinieren und finalisieren
- •Prüfungsberichte und Gutachten abwickeln
- •Korrespondenz in spezifischer Abteilungssoftware erledigen
- •Elektronische Akten in Eureka und Fabasoft erstellen
- •Umfassendes Ablagesystem betreuen
- •Dienstreisen administrieren
- •Administrative Personalangelegenheiten durchführen
- •Onboarding neuer Mitarbeiter:innen unterstützen
- •Allgemeine Abteilungsadministrationsaufgaben erledigen
- •Budget- und Rechnungsverfolgung durchführen
- •Telefondienst und Gästebetreuung anbieten
Deine Vorteile
Herausfordernde Aufgaben
Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
Familienfreundliches Unternehmen
Betriebskindergarten
Feriencamps
Gute Verkehrsanbindung
Flexible Arbeitszeiten
Home-Office und Gleitzeit
Mitarbeiter:innenkantine
Betriebliche Gesundheitsförderung
Fitnessangebote
Wöchentliche Arbeitszeit von 38,5 Stunden
Separate Überstundenvergütung
Kein All-in
Original Beschreibung
Die Abteilung ZAIT (Zahlungssystem- und IT-Aufsicht) ist sowohl für die Prüfung von IKT-Risiken bei österreichischen Banken, die Aufsicht über Zahlungssysteme in Österreich, sowie die Durchführung von TIBER Cyber Tests verantwortlich. Sie ist Teil der Hauptabteilung für Europäische Großbanken und IT-Aufsicht und besteht aus rund 25 Expert:innen.
**Aufgaben**
* Professionelle Unterstützung der Abteilungsleitung im Rahmen von: Office-Time- und Travelmanagement, Protokollführung und Evidenzhaltung von To-Dos, Vorbereitung von Besprechungen, Planung und Administration von Abteilungsveranstaltungen, Koordination und Endbearbeitung von Gremienunterlagen
* Abwicklung von Prüfungsberichten, Gutachten und Erledigungen in spezifischer Abteilungssoftware inkl. der entsprechenden Korrespondenz
* Erstellen und Verwalten von elektronischen Akten sowohl in Eureka als auch Fabasoft (elektronischer Akt des Bundes) bzw IMAS (EZB-SSM)
* Betreuung eines umfassenden und vertraulichen Ablagesystems
* Administration von Dienstreisen
* Durchführung von administrativen Personalangelegenheiten (Personalstand und SAP-Auswertungen, Ist-Zeiterfassung), Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
* Durchführung allgemeiner Abteilungsadministrationsaufgaben (e-Procurement, Budget- und Rechnungsverfolgung, Telefondienst, Gästebetreuung)
**Profil**
* AHS oder BHS Matura
* Langjährige Erfahrung im Management einer proaktiven Abteilungsassistenz
* Ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Power Point)
* Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Hohe Einsatzbereitschaft sowie Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit (Randzeiten)
* Hohe Genauigkeit auf Grund des Umgangs mit vertraulichen und sensiblen Dokumenten
* Eigeninitiative und Selbstständigkeit
* Ausgezeichnete Kommunikations- und Teamfähigkeit
**Angebot**
* Herausfordernde Aufgaben im internationalen Umfeld
* Vielfältige Ausbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
* Familienfreundliches Unternehmen, Betriebskindergarten, Feriencamps
* Sehr gute öffentliche Verkehrsanbindung
* Flexible Arbeitszeiten durch Home-Office und Gleitzeit, Mitarbeiter:innenkantine, betriebliche Gesundheitsförderung, Fitnessangebote sowie diverse weitere Benefits
* Wöchentliche Normalarbeitszeit von 38,5 Stunden, separate Überstundenvergütung, kein All-in
Entsprechend dem geforderten Ausbildungsgrad gilt für Berufseinsteigende ein Jahresbruttogehalt von EUR 46.395,- (Matura) auf Vollzeitbasis (exkl. allfälliger Überstunden). Bei entsprechender Ausbildung und mehrjähriger Berufserfahrung bieten wir eine marktkonforme Überzahlung.
Die OeNB strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht.