EMIL Group
Executive Assistant(m/w/x)
Full-timeWith HomeofficeExperienced
Berlin
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Your personal AI career agent
AEAERTiCKET-Gruppe
Team Assistant Executive Management(m/w/x)
Berlin
Full-timeWith Home OfficeSenior
Nejo AI Summary
Pflege und Verwaltung von Kalendern sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen für Geschäftsführer. Mehrjährige Berufserfahrung als Teamassistenz oder in administrativer Funktion erforderlich. Bis zu 30 Tage Workation pro Jahr, kostenloses Bio-Mittagessen.
Requirements
- Kaufmännische Ausbildung (Industrie, Büro, Reiseverkehr)
- Mehrjährige Berufserfahrung als Team-/Managementassistenz oder in administrativer Funktion
- Erfahrung in Reiseorganisation/-buchung (Tourismus/Dienstleistung)
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
- Strukturierte, serviceorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Buchungssystemen
Tasks
- Kalender der Geschäftsführer pflegen und verwalten
- Termine und Meetings vor- und nachbereiten
- Protokolle von Meetings führen
- Aufgaben nach Meetings nachverfolgen
- Kunden- und andere Termine vorbereiten
- Besprechungsräume vorbereiten und bewirten
- Führungskräfte und Teams administrativ unterstützen
- Führungskräfte und Teams organisatorisch unterstützen
- Führungskräfte und Teams koordinativ unterstützen
- Telefonzentrale betreuen
- Empfang am Standort Berlin betreuen
- Externe Personen begrüßen
- Post annehmen und versenden
- Arbeiten im Facility Management koordinieren
- Termine im Facility Management koordinieren
- Tickets im Facility Management bearbeiten
- Handwerker im Facility Management beauftragen
- Themen mit der Hausverwaltung abstimmen
- Interne Veranstaltungen organisieren
- Externe Veranstaltungen organisieren
- Vertrauliche Informationen pflegen
- Vertrauliche Dokumente pflegen
- Vertrauliche Datenbanken pflegen
- Mit internen Ansprechpartnern kommunizieren
- Mit externen Ansprechpartnern kommunizieren
- Geschäftsreisen planen
- Geschäftsreisen buchen
- Geschäftsreisen abrechnen
- Reiseänderungen bearbeiten
- Reisestornierungen bearbeiten
- Rückerstattungen für nicht angetretene Reisen bearbeiten
- Kreditkartenabrechnungen abwickeln
- Reiseabrechnungen nachverfolgen
- Nicht eindeutig erfasste Buchungen recherchieren
- Nicht eindeutig erfasste Buchungen zuordnen
- Abweichungen bei Reisekosten klären
- Reisekostenabrechnungen auf Vollständigkeit prüfen
- Reisekostenabrechnungen auf sachliche Richtigkeit prüfen
- Reibungslosen Reiseprozess sicherstellen
- Serviceorientierten Reiseprozess sicherstellen
- Regelkonformen Reiseprozess sicherstellen
- Rechnungsprüfung unterstützen
- Rechnungskorrektur unterstützen
Work Experience
- 5 - 7 years
Education
- Vocational certification
Languages
- German – Business Fluent
- English – Business Fluent
Tools & Technologies
- MS Office
- digitale Buchungssysteme
Benefits
Flexible Working
- Flexible Home-Office-Regelung
Workation & Sabbatical
- Bis zu 30 Tage Workation pro Jahr
Free or Subsidized Food
- Kostenloses Mittagessen (Bio und regional)
Corporate Discounts
- Pluxee Gutscheine für andere Standorte
- Branchenübliche Rabatte für Urlaub
Modern Office
- Zentral gelegenes Loft-Office
Public Transport Subsidies
- ÖPNV-Zuschuss von 50 Euro
Retirement Plans
- Zuschuss zur Altersvorsorge
Additional Allowances
- Wöchentlich Masseur (inkl. Zuschuss)
Team Events
- Team- und Firmenevents
Sustainability Focus
- Ideen für Nachhaltigkeit und Umweltschutz
Find the original job posting in its most current version here. Nejo automatically captured this job from the website of AERTiCKET-Gruppe and processed the information on Nejo with the help of AI for you. Despite careful analysis, some information may be incomplete or inaccurate. Please always verify all details in the original posting! Content and copyrights of the original posting belong to the advertising company.
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Full-timeWith HomeofficeSeniorBerlin
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Pflege und Verwaltung von Kalendern sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen für Geschäftsführer. Mehrjährige Berufserfahrung als Teamassistenz oder in administrativer Funktion erforderlich. Bis zu 30 Tage Workation pro Jahr, kostenloses Bio-Mittagessen.
Requirements
- Kaufmännische Ausbildung (Industrie, Büro, Reiseverkehr)
- Mehrjährige Berufserfahrung als Team-/Managementassistenz oder in administrativer Funktion
- Erfahrung in Reiseorganisation/-buchung (Tourismus/Dienstleistung)
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
- Strukturierte, serviceorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Buchungssystemen
Tasks
- Kalender der Geschäftsführer pflegen und verwalten
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- Protokolle von Meetings führen
- Aufgaben nach Meetings nachverfolgen
- Kunden- und andere Termine vorbereiten
- Besprechungsräume vorbereiten und bewirten
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- Führungskräfte und Teams organisatorisch unterstützen
- Führungskräfte und Teams koordinativ unterstützen
- Telefonzentrale betreuen
- Empfang am Standort Berlin betreuen
- Externe Personen begrüßen
- Post annehmen und versenden
- Arbeiten im Facility Management koordinieren
- Termine im Facility Management koordinieren
- Tickets im Facility Management bearbeiten
- Handwerker im Facility Management beauftragen
- Themen mit der Hausverwaltung abstimmen
- Interne Veranstaltungen organisieren
- Externe Veranstaltungen organisieren
- Vertrauliche Informationen pflegen
- Vertrauliche Dokumente pflegen
- Vertrauliche Datenbanken pflegen
- Mit internen Ansprechpartnern kommunizieren
- Mit externen Ansprechpartnern kommunizieren
- Geschäftsreisen planen
- Geschäftsreisen buchen
- Geschäftsreisen abrechnen
- Reiseänderungen bearbeiten
- Reisestornierungen bearbeiten
- Rückerstattungen für nicht angetretene Reisen bearbeiten
- Kreditkartenabrechnungen abwickeln
- Reiseabrechnungen nachverfolgen
- Nicht eindeutig erfasste Buchungen recherchieren
- Nicht eindeutig erfasste Buchungen zuordnen
- Abweichungen bei Reisekosten klären
- Reisekostenabrechnungen auf Vollständigkeit prüfen
- Reisekostenabrechnungen auf sachliche Richtigkeit prüfen
- Reibungslosen Reiseprozess sicherstellen
- Serviceorientierten Reiseprozess sicherstellen
- Regelkonformen Reiseprozess sicherstellen
- Rechnungsprüfung unterstützen
- Rechnungskorrektur unterstützen
Work Experience
- 5 - 7 years
Education
- Vocational certification
Languages
- German – Business Fluent
- English – Business Fluent
Tools & Technologies
- MS Office
- digitale Buchungssysteme
Benefits
Flexible Working
- Flexible Home-Office-Regelung
Workation & Sabbatical
- Bis zu 30 Tage Workation pro Jahr
Free or Subsidized Food
- Kostenloses Mittagessen (Bio und regional)
Corporate Discounts
- Pluxee Gutscheine für andere Standorte
- Branchenübliche Rabatte für Urlaub
Modern Office
- Zentral gelegenes Loft-Office
Public Transport Subsidies
- ÖPNV-Zuschuss von 50 Euro
Retirement Plans
- Zuschuss zur Altersvorsorge
Additional Allowances
- Wöchentlich Masseur (inkl. Zuschuss)
Team Events
- Team- und Firmenevents
Sustainability Focus
- Ideen für Nachhaltigkeit und Umweltschutz
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