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UNUniversal Music

Personal & Team Assistant(m/w/x)

Berlin
Full-timeTemporary contractWith Home OfficeExperienced
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Unterstützung von drei Führungskräften bei der Organisation von Meetings und Dienstreisen für Marktführer im Musikgeschäft. Kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Studium mit mindestens 2 Jahren Assistenz-Erfahrung erforderlich. Konzertkartenbudget und Streaming-Gutscheine.

Requirements

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Studium
  • Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Assistenz-, Teamassistenz- oder Office-Management-Umfeld
  • Zusätzliche Erfahrungen im Medien-, Finance- und/oder Legal-Bereich von Vorteil
  • Interesse an Finance- und Legal-Themen
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Themengebiete
  • Praktische Anwendung von Zahlenaffinität (z.B. durch Datenanalysen oder Reportings)
  • Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Programme (Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Fähigkeit zur Einarbeitung in unternehmensinterne Systeme
  • Sichere Kommunikation auf Deutsch (mind. C1 Niveau)
  • Sichere Kommunikation auf Englisch (mind. C1 Niveau)
  • Diskretion und Loyalität
  • Zuverlässige Arbeit mit sensiblen Informationen und Vertraulichkeit
  • Vorausschauendes Denken und pragmatische Lösungsfindung
  • Prioritätensetzung mit Blick auf Abhängigkeiten
  • Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
  • Überblick über Deadlines, Timings und Abläufe
  • Eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Anpackende Mentalität
  • Flexibilität gegenüber starren Strukturen
  • Kommunikationsfähigkeit und Empathie
  • Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Persönlichkeiten und Kommunikationsstile
  • Ruhige, positive und serviceorientierte Art
  • Schnelles Vertrauensgewinnung bei Kolleg:innen
  • Freude an der Unterstützung des Teams
  • Proaktive Hands-on Mentalität

Tasks

  • Drei Führungskräfte im Tagesgeschäft unterstützen
  • Terminmanagement inkl. Kalenderpflege übernehmen
  • Lokale und virtuelle Meetings vor- und nachbereiten
  • Dienstreisen end-to-end planen und organisieren
  • Reisekostenabrechnungen erstellen
  • Reportings erstellen und versenden
  • Bei Präsentationen unterstützen
  • Team-Assistenz und Office-Management-Aufgaben übernehmen
  • Gäste empfangen
  • Postbearbeitung durchführen
  • Verteilerpflege übernehmen
  • Ticketumläufe bearbeiten
  • Büromaterial verwalten
  • Team-Events und Eventorganisation übernehmen
  • Das Finance Team bei operativen Prozessen unterstützen
  • Das Legal Team im Tagesgeschäft unterstützen
  • Vertragsrecherche durchführen
  • Purchase Orders für Anwält:innen und Gutachter:innen erstellen
  • Handelsregisterauszüge beschaffen
  • Dokumente aus dem Außenlager anfordern
  • Handlungsvollmachten erstellen und ablegen
  • Dokumente im Hyp-Archiv pflegen

Work Experience

  • 2 years

Education

  • Vocational certificationOR
  • Bachelor's degree

Languages

  • German – Business Fluent
  • English – Business Fluent

Tools & Technologies

  • MS Office
  • Excel
  • Outlook
  • PowerPoint

Benefits

Additional Allowances

  • Konzertkartenbudget

Corporate Discounts

  • Streaming Gutscheine
  • Rabatte auf Tonträger und Merchandise

Team Events

  • Interne Veranstaltungen

Flexible Working

  • Hybrides Arbeitsmodell

More Vacation Days

  • 30 Urlaubstage
  • Betriebsschließungstage

Public Transport Subsidies

  • Vergünstigungen bei der BVG

Company Bike

  • Job-Rad Leasing

Learning & Development

  • Weiterbildungsangebote

Mentorship & Coaching

  • Beratungs- und Coaching-Angebote
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