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Steuerung täglicher Büroabläufe, Vorbereitung von Meetingräumen und Postbearbeitung für globalen Talentlösungen-Anbieter. Kaufmännische Ausbildung oder Studium mit mehrjähriger Office-Management-Erfahrung erforderlich. Transparente, leistungsabhängige Boni und Work-Life-Balance-Flexibilität.
Requirements
- Studium (Business Administration, Office-Management) oder kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management oder administrativen Rolle
- Service- und Dienstleistungsmentalität, Eigeninitiative, professionelles Auftreten
- Strukturierte, organisierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Hands-on Mentalität und pro-aktive Herangehensweise
- Sicherer Umgang mit MS-Office, Erfahrung mit Kollaborationstools
- Fließende Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
- Flexibilität in sich entwickelnder Umgebung
- Schnelle Auffassungsgabe, Spaß an neuen technischen Tools
Tasks
- Tägliche Office-Abläufe eigenständig steuern
- Meeting-Räume vorbereiten
- Termine organisieren
- Post- und Dokumentenverarbeitung effizient gestalten
- Professionelles Empfangsmanagement durchführen
- Telefon- und E-Mail-Kommunikationskanäle verantwortungsvoll steuern
- Bedarfsmanagement für Büro- und Verbrauchsmaterialien durchführen
- Büro- und Verbrauchsmaterialien proaktiv beschaffen
- Büro- und Verbrauchsmaterialien überwachen und optimieren
- Meetings, Kundentermine, Business Trips und Events end-to-end organisieren
- Interne Kommunikationen erstellen
- Relevante Informationen zielgerichtet weiterleiten
- Präsentationen, Reports und Protokolle erstellen
- Präsentationen, Reports und Protokolle pflegen
- Präsentationen, Reports und Protokolle visuell aufbereiten
- Administrativer Sparringspartner für Vertrieb und Leadership-Team sein
- Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende im Daily Business sein
- Support im Onboarding-Prozess leisten
- Support im Offboarding-Prozess leisten
- Schnittstellen-Management zu HR, IT, Legal, Marketing und externen Partnern durchführen
- Schnittstellen-Management zu Lieferanten durchführen
- Kommunikationsflüsse mit externen Partnern und Lieferanten steuern
- Eng mit dem lokalen administrativen Team zusammenarbeiten
- Mit standortübergreifenden Teams des Operational Support zusammenarbeiten
- Prozessmanagement proaktiv gestalten
- Optimierungspotenziale identifizieren
- Verbesserungsmaßnahmen ableiten
- Verbesserungsmaßnahmen gemeinsam mit dem Office-Management-Leadership umsetzen
- Support im Recruiting-Prozess leisten
- Stellenanzeigen auf der Unternehmenswebsite veröffentlichen
- Stellenanzeigen auf externen Jobplattformen veröffentlichen
- Stellenanzeigen pflegen
- Stellenanzeigen verwalten
Work Experience
- 1 year
Education
- Vocational certificationOR
- Bachelor's degree
Languages
- German – Native
- English – Business Fluent
Tools & Technologies
- MS-Office
- Kollaborationstools
Benefits
Competitive Pay
- Attraktives Gehalt
Additional Allowances
- Umfassende Zusatzleistungen
Bonuses & Incentives
- Transparente, leistungsabhängige Boni
- Anerkennung individueller und gemeinsamer Erfolge
- Incentives und Recognition-Programme
Flexible Working
- Flexibilität zur Work-Life-Balance
Mental Health Support
- Initiativen zur Förderung des Wohlbefindens
Mentorship & Coaching
- Umfassendes Onboarding
Learning & Development
- Kontinuierliche Weiterbildung
Modern Equipment
- Zugang zu modernster Technologie
Career Advancement
- Nationale und internationale Karrieremöglichkeiten
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Benefits
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