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AI:AT – die AI Factory Austria
20d ago

Office- und Empfangskoordinator:in(m/w/x)

Wien
from 45,528 / year
Full-timeOn-siteExperienced
AI/ML

Description

In dieser Rolle bist du das Gesicht des Unternehmens und sorgst für einen reibungslosen Empfang von Besucher:innen und Kund:innen. Du kümmerst dich um Anfragen, organisierst den Office-Betrieb und unterstützt die Geschäftsleitung sowie interne Veranstaltungen.

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Requirements

  • •Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Administrative Support oder vergleichbar
  • •Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder verwandtem Bereich wünschenswert
  • •Routinierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und erste Erfahrung mit Projektmanagement-Tools, CRM-Systemen
  • •Exzellente Organisationsfähigkeit und Multitasking-Kompetenz
  • •Eigeninitiative, Teamfähigkeit und positive, serviceorientierte Einstellung
  • •Starke soziale Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
  • •Berechtigung zur Arbeitsaufnahme in Österreich

Education

Bachelor's degree

Work Experience

2 years

Tasks

  • •Erste Ansprechperson für Besucher:innen, Kund:innen und Partner:innen sein
  • •Telefonische und schriftliche Anfragen bearbeiten
  • •Post- und Pakete entgegennehmen
  • •Gut organisierten und geordneten Office-Betrieb sicherstellen
  • •Office-Infrastruktur betreuen, einschließlich Internet und Zugangssysteme
  • •Büromaterialien und Geräte verwalten
  • •Mit externen Dienstleister:innen abstimmen, z. B. Reinigung und Lieferant:innen
  • •Kleinere Facility-Themen organisieren und mit der Gebäudeverwaltung kommunizieren
  • •Freundliche, inklusive Atmosphäre für Gäste aufbauen
  • •Interne AI Factory Austria Community mitgestalten
  • •Korrespondenz und administrative Unterstützung für die Geschäftsleitung und Teams leisten
  • •Interne Schulungen, Workshops und In-house Trainings unterstützen
  • •Meetings- und Trainingsräume koordinieren
  • •Datenerfassung und Dokumentenmanagement durchführen
  • •Scannen und Ablage organisieren
  • •Events und Community-Aktivitäten, einschließlich Catering, koordinieren

Tools & Technologies

MS OfficeProjektmanagement-ToolsCRM-Systeme

Languages

German – Business Fluent

English – Business Fluent

Benefits

Healthcare & Fitness

  • •Krankenversicherung

Retirement Plans

  • •Pensionsvorsorge

Startup Environment

  • •Unterstützendes Arbeitsumfeld

Career Advancement

  • •Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
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