Administrative Mitarbeiter:in(m/w/x)

Beschreibung

In dieser Rolle sicherst du den reibungslosen Betrieb des Zentrums, indem du Fellows administrativ begleitest und vielfältige Veranstaltungen von der Raumplanung bis zum Catering eigenständig organisierst.

Anforderungen

• •Matura, Bachelorabschluss von Vorteil
• •Erfahrung in Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbarer Funktion
• •Erfahrung in Organisation von Veranstaltungen und Meetings
• •Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
• •Fundierte IT-Kenntnisse in Office- und Projektmanagement-Software
• •Organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• •Detailgenauigkeit und Zuverlässigkeit in administrativen Prozessen
• •Hohe Kommunikationskompetenz und professionelles Auftreten
• •Proaktive und lösungsorientierte Herangehensweise
• •Hohe Selbstorganisation, Can-do-Einstellung und Flexibilität
• •Interkulturelle Kompetenz und internationale Teamfähigkeit
• •Diskretion, Zuverlässigkeit und soziale Kompetenz
• •Kenntnisse der Universitäts- und Forschungsstrukturen
• •Routine im Umgang mit Wissenschaftler*innen
• •Vertrautheit mit Wien (praktisch und kulturell)
• •Kenntnisse in SAP R/3 und TYPO3
• •Erfahrung im IT-Support für Endanwender

Aufgaben

• •Den täglichen Betrieb des Zentrums administrativ unterstützen
• •Die akademische Koordinatorin im Tagesgeschäft entlasten
• •Terminplanung, Korrespondenz und Dokumentation übernehmen
• •Programmdatenbanken und Dateien sorgfältig pflegen
• •Fellow-Ausschreibungen verwalten und Bewerbungsunterlagen vorbereiten
• •Dokumente und Mitteilungen für das Führungsteam erstellen
• •Onboarding- und Offboarding-Prozesse der Fellows begleiten
• •Fellows bei administrativen Belangen beratend unterstützen
• •Veranstaltungen, Workshops und Meetings umfassend koordinieren
• •Logistische Vorkehrungen und technische Unterstützung sicherstellen

Tools & Technologien

Benefits