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LALandeskonservatorat für Tirol des Bundesdenkmalamtes

Teamassistenz(m/w/x)

Innsbruck
from 2,536.9 / month
Full-timeOn-siteEntry Level
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Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Erstellung und Anpassung kanzleitechnischer Prozesse. Kaufmännische Lehre oder Handelsschulabschluss erforderlich. Anrechnung von Vordienstzeiten.

Requirements

  • Unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
  • Volle Handlungsfähigkeit
  • Persönliche und fachliche Eignung
  • Abschluss Handelsschule oder kaufmännische Lehre
  • EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Datenbanken)
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Vertraulichkeit und guter Umgangston
  • Allgemeinbildung

Tasks

  • Post- und Kanzleiangelegenheiten erledigen
  • Posteingang und -ausgang bearbeiten, protokollieren und zuteilen
  • Besprechungen zu kanzleitechnischen Abläufen durchführen
  • Abteilungsinterne Leitwege und Prozesse erstellen, kontrollieren, evaluieren und anpassen
  • Terminkalender in Outlook führen und verwalten
  • Termine vereinbaren und koordinieren
  • Kontakt- und Adressenverwaltung übernehmen
  • Fristakten verwalten
  • An- und Abwesenheiten (Krankenstand, Urlaube, Dienstreisen) verwalten
  • Dienstreisen organisieren (Anmeldung, Hotel, Tickets)
  • Sitzungsunterlagen vorbereiten und zusammenstellen
  • Besprechungsräume organisieren
  • Schreibarbeiten erledigen
  • Einfache Standardkorrespondenz konzipieren
  • Serienbriefe erstellen
  • E-Mail-Korrespondenz abwickeln
  • Bestehende Verteiler aktualisieren und neue erstellen
  • Formblätter erstellen und gestalten
  • Dokumentenverwaltung übernehmen
  • Ablage- und Archivsystem der Abteilung betreuen
  • Administrative Unterstützung bei Förderungsangelegenheiten leisten
  • Telefongespräche (auch auf Englisch) annehmen und weiterleiten
  • Auskunft erteilen
  • Abteilungsinternes Telefonverzeichnis verwalten und aktualisieren

Education

  • Compulsory education

Languages

  • German – Business Fluent

Tools & Technologies

  • Word
  • Excel
  • Outlook
  • Datenbanken

Benefits

Job Security

  • Unbefristete Stelle
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