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EC
ECOVIS KSO Steuerberater + Rechtsanwälte
6mo ago

Office Manager - Multi-Family-Office(m/w/x)

Düsseldorf
Full-time, Part-timeWith Home OfficeExperienced

Description

In dieser Rolle als Office Manager:in im Multi-Family-Office bist du das Bindeglied zwischen Mandanten und interdisziplinären Expert:innen. Du organisierst den Büroalltag, koordinierst Anliegen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf in der Zusammenarbeit mit Banken und Versicherungen.

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Requirements

  • •Kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder Rechtsberatung
  • •Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation/Assistenz/Office
  • •Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word und Excel)
  • •Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • •Gute Englischkenntnisse wünschenswert
  • •Strukturierte Arbeitsweise, Engagement, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • •Freude an der Arbeit im Team

Education

Vocational certification

Work Experience

approx. 1 - 4 years

Tasks

  • •Eigenorganisation und Controlling übernehmen
  • •Ansprechpartner:in für Mandanten sein
  • •Anliegen der Mandanten koordinieren
  • •Mit interdisziplinären Expert:innen zusammenarbeiten
  • •Herausforderungen der Fachabteilungen hinterfragen
  • •Allgemeine Assistenztätigkeiten durchführen
  • •Postein- und -ausgang verwalten
  • •Mandantenunterlagen digitalisieren
  • •Inbound- und Outbound-Telefonie abwickeln
  • •Rechnungen weiterleiten
  • •Zahlungsverkehr abwickeln
  • •Mails und Briefe an Partner der Kunden verfassen
  • •Vermögensübersicht aktualisieren
  • •Liquiditätsplanung der Kund:innen durchführen
  • •Geschäfts- oder Beteiligungsberichte verdichten
  • •Eng mit Fachabteilungen in Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung zusammenarbeiten
  • •Aufträge weitergeben und einholen
  • •Controlling der Banken, Versicherungen und Hausverwaltungen durchführen
  • •Termine überwachen
  • •Botendienste für Kund:innen leisten
  • •Schlüssel abholen und zurückgeben
  • •Wertgegenstände beschaffen oder reparieren

Tools & Technologies

MS Office

Languages

German – Native

English – Basic

Benefits

Bonuses & Incentives

  • •Leistungsorientierte Vergütung

Retirement Plans

  • •Betriebliche Altersvorsorge

Other Benefits

  • •Berufsunfähigkeitsversicherung

Flexible Working

  • •Homeoffice-Möglichkeiten
  • •Flexible Arbeitszeiten
  • •Kurze Freitage

Learning & Development

  • •Proaktive Unterstützung bei Fort- und Weiterbildung

Mentorship & Coaching

  • •Individuelle Einarbeitung

Team Events

  • •Regelmäßige Firmen- und Teamevents

Snacks & Drinks

  • •Kostenfreie Erfrischungsgetränke
  • •Kaffee und Tee
  • •Wöchentlicher Obstkorb

Free or Subsidized Food

  • •Feierabendbier

Healthcare & Fitness

  • •Urban Sports Club-Mitgliedschaft

Additional Allowances

  • •JobRad inkl. Zuschuss

Public Transport Subsidies

  • •Deutschlandticket oder Parkplatz

Mental Health Support

  • •Vertrauliches Mental Health Coaching

Childcare

  • •Vermittlungsservice für Kinderbetreuung
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