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ESESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH

Empfangsmitarbeiter(m/w/x)

Mainz
Part-timeOn-siteJunior
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Persönliche und telefonische Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden in Dienstleistungsunternehmen. Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch erforderlich. Keine Nacht- und Wochenenddienste, umfassende Einarbeitung.

Requirements

  • Freundlichkeit und Lächeln im Umgang mit Personen
  • Organisationstalent bei Raumbelegung und Aufgabenkoordination
  • Erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich von Vorteil
  • Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch
  • Vertrautheit mit MS-Office-Programmen
  • Positive und aufgeschlossene Persönlichkeit

Tasks

  • Persönlichen Kontakt mit Besuchern, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden pflegen
  • Telefonischen Kontakt mit Besuchern, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden pflegen
  • Tägliche Empfangsabläufe eigenständig organisieren
  • Tägliche Empfangsabläufe eigenständig koordinieren
  • Besucherbetreuung übernehmen
  • Telefonzentrale bedienen
  • Administrative Tätigkeiten ausführen
  • Ein- und ausgehende Telefonate annehmen
  • Ein- und ausgehende Telefonate vermitteln
  • Rückrufbitten per E-Mail entgegennehmen
  • Einen professionellen Telefonauftritt sicherstellen
  • Einen serviceorientierten Telefonauftritt sicherstellen
  • Einen einheitlichen Telefonauftritt sicherstellen
  • Posteingang annehmen
  • Posteingang sortieren
  • Posteingang verteilen
  • Postausgang vorbereiten
  • Postausgang versenden
  • Paketsendungen entgegennehmen
  • Paketsendungen versenden
  • Kurierdienste beauftragen
  • Kurierdienste koordinieren
  • Allgemeine administrative Tätigkeiten ausführen
  • Kopierarbeiten durchführen
  • Scannarbeiten durchführen
  • Ablagearbeiten durchführen
  • Interne Korrespondenz unterstützen
  • Mit MS-Office-Anwendungen arbeiten
  • Büro- und Verbrauchsmaterialien verwalten
  • Büro- und Verbrauchsmaterialien bestellen
  • Fuhrparkverwaltung unterstützen
  • Fahrzeuge herausgeben
  • Fahrzeuge zurücknehmen
  • Führerscheine kontrollieren
  • Fahrtenbücher kontrollieren
  • Fahrzeugzustand nach Rückgabe kontrollieren
  • Sonstige administrative Aufgaben übernehmen
  • Hotelbuchungen vornehmen
  • Verschiedenste Reservierungen vornehmen
  • Zuarbeiten nach Abstimmung leisten
  • Konferenz- und Besprechungsräume terminieren
  • Konferenz- und Besprechungsräume buchen
  • Konferenzräume für Meetings vorbereiten
  • Konferenzräume für Veranstaltungen vorbereiten
  • Konferenzräume nach Besprechungen nachbereiten
  • Ansprechpartner für Umbuchungen sein
  • Ansprechpartner für Medientechnik sein
  • Ansprechpartner für organisatorische Fragestellungen sein
  • Ordnung in Konferenzräumen sicherstellen
  • Sauberkeit in Konferenzräumen sicherstellen

Education

  • No education required

Languages

  • German – Fluent
  • English – Fluent

Tools & Technologies

  • MS-Office

Benefits

Job Security

  • Langfristige Festanstellung

Retirement Plans

  • Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Discounts

  • Mitarbeiterrabatte

Mentorship & Coaching

  • Umfassende Einarbeitung

Diverse Work

  • Abwechslungsreicher Arbeitsalltag

Informal Culture

  • Direkter Kontakt zur Teamleitung
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