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FR
Fraunhofer-Gesellschaft
2d ago

Assistenz für das Backoffice der Institutsleitung(m/w/x)

Karlsruhe
Part-time, Full-timeTemporary contractWith Home OfficeJunior
AI/ML

Description

In dieser Rolle modernisierst du die Arbeitsabläufe der Institutsleitung, indem du die Digitalisierung vorantreibst und hybride Ablagesysteme sowie effiziente Kommunikationswege gestaltest.

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Requirements

  • •Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • •Idealerweise erste Berufserfahrung im Assistenzbereich
  • •Erfahrung in Digitalisierung administrativer Abläufe
  • •Freude an Evaluation und Implementierung digitaler Tools
  • •Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
  • •Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • •Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • •Zuverlässigkeit und Diskretion

Education

Vocational certification

Tasks

  • •Hybride Papier- und Digitalablage eigenverantwortlich konzipieren und pflegen
  • •Unterlagen inhaltlich bewerten, klassifizieren und digital transformieren
  • •Interne Kommunikationsprozesse im Institutssekretariat eigenständig gestalten
  • •Informationsfluss innerhalb des Backoffices optimieren
  • •Bei übergreifenden Assistenz- und Koordinationsaufgaben mitwirken
  • •Bestehende Arbeitsabläufe evaluieren und Verbesserungsvorschläge umsetzen
  • •Dokumente, Präsentationen und strukturierte Listen erstellen
  • •Telefonische Erreichbarkeit der Direktion sicherstellen

Tools & Technologies

MS-Office

Languages

German – Business Fluent

English – Business Fluent

Benefits

Other Benefits

  • •Sozialleistungen nach TVöD
  • •Nahegelegene Einkaufsmöglichkeiten

Bonuses & Incentives

  • •Leistungsabhängige variable Vergütungsbestandteile
  • •Erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile

Diverse Work

  • •Abwechslungsreiche Tätigkeit

Modern Office

  • •Modernes und zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld
  • •Optimale Arbeitsbedingungen
  • •Moderne Infrastruktur

Informal Culture

  • •Kollegiales und engagiertes Team
  • •Offene Kommunikation
  • •Gute Arbeitsatmosphäre

Learning & Development

  • •Gezielte Weiterbildung und Entwicklung
  • •Fraunhofer-Bildungsprogramm

Flexible Working

  • •Flexible Arbeitszeiten
  • •Regelungen zum mobilen Arbeiten

Childcare

  • •Kita-Platz-Kontingent in Karlsruhe

Parking & Commuter Benefits

  • •Kostenfreie Parkplätze
  • •Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge
  • •Gute Anbindung an ÖPNV

Free or Subsidized Food

  • •Kantine

Public Transport Subsidies

  • •Zuschuss zum Deutschlandticket
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