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HAHateAid gGmbH

Assistenz der Geschäftsführung(m/w/x)

Berlin
Part-timeTemporary contractWith Home OfficeExperienced
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Bewältigung des organisatorischen Alltags, Kalenderpflege und Reiseplanung für die Geschäftsführung. Mehrjährige Erfahrung als Assistenz erforderlich. Teilnahme an Workshops und Fortbildungen.

Requirements

  • Mehrjährige Erfahrung als Assistenz (der Geschäftsführung)
  • Kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Bürokommunikation, Office Management o. Ä.) oder vergleichbare Expertise
  • Wohnsitz und gewöhnlicher Aufenthaltsort in Berlin
  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Außerordentliches Organisationstalent und Überblick
  • Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise mit Liebe zum Detail
  • Ruhe, pragmatisches Denken und Flexibilität
  • Vertrautheit mit digitalen Organisationstools und sichere Anwendung von MS Office
  • Politisches Denken und Engagement gegen digitale Gewalt
  • Wertschätzung der Gesellschaft und Wille zur Weiterentwicklung

Tasks

  • Organisatorischen Alltag bewältigen
  • Kalenderpflege unterstützen
  • Reiseplanung unterstützen
  • Buchungen vornehmen
  • Kostenerstattungen vornehmen
  • Office-Manager:in vertreten
  • Referent:in vertreten
  • Reisen der Geschäftsführer:innen planen
  • Tagesabläufe kurzfristig anpassen
  • Umbuchungen vornehmen
  • (Reise-)Kostenerstattungen bearbeiten
  • Angebote bearbeiten
  • Datenbank pflegen
  • Kontaktlisten pflegen
  • Verteiler pflegen
  • Dokumentationen für die Geschäftsführung erstellen
  • Dokumentenablage führen
  • Post an die Geschäftsführung bearbeiten
  • Officemanagement vertreten
  • Akute organisatorische Anfragen bearbeiten
  • Logistische Anfragen bearbeiten
  • Postbearbeitung übernehmen

Work Experience

  • approx. 1 - 4 years

Education

  • Vocational certification

Languages

  • German – Native

Tools & Technologies

  • MS Office

Benefits

Learning & Development

  • Teilnahme an Workshops und Fortbildungen

Healthcare & Fitness

  • Urban Sports Mitgliedschaft

Corporate Discounts

  • Plattform für Mitarbeiter*innen-Angebote

Retirement Plans

  • Betriebliche Altersvorsorge

Mentorship & Coaching

  • Individuelle Supervision

Mental Health Support

  • Präventionspsychologie

Flexible Working

  • Freizeitausgleich für Überstunden

More Vacation Days

  • 30 Tage Urlaub
  • Bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.
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