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RA
Rail-Flow GmbH
last mo.

Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant(m/w/x)

Frankfurt am Main
Full-timeOn-siteSenior

Description

In dieser Rolle unterstützt du den CEO sowohl strategisch als auch operativ, indem du Prozesse optimierst und als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder agierst. Dein Alltag umfasst das Management des Kalenders, die Organisation von Meetings und die Leitung strategischer Projekte.

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Requirements

  • •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • •Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
  • •Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
  • •Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
  • •Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1/C2)
  • •Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
  • •Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen
  • •Hands-on-Mindset beim Arbeiten mit KI-Produktivitätswerkzeugen

Education

Vocational certification

Work Experience

5 - 7 years

Tasks

  • •Aufgaben und Projekte proaktiv priorisieren
  • •Strategisch relevante Informationen analysieren und aufbereiten
  • •CEO in Meetings vertreten
  • •Komplexen Kalender des CEOs verwalten und optimieren
  • •Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen abstimmen
  • •Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Stakeholdern managen
  • •Management- und Führungstreffen vorbereiten und moderieren
  • •Aktiv mit dem Advisory Board und anderen Führungskräften kommunizieren
  • •Eingehende und ausgehende Korrespondenz des CEOs verwalten
  • •Externe Kommunikation für den CEO übernehmen
  • •Antworten auf Nachrichten des CEOs nachverfolgen
  • •Umfangreiche PowerPoint-Präsentationen und Vorträge erstellen
  • •Ausgewählte Projekte des CEOs eigenständig leiten
  • •Projektfortschritt überwachen und Deadlines sicherstellen
  • •Implementierung neuer Prozesse und Systeme unterstützen
  • •Vertrauliche Dokumente und Informationen diskret verwalten
  • •Reiseplanung und Reisekostenabrechnung unterstützen
  • •Administrative Abläufe effizient gestalten

Tools & Technologies

MS Office

Languages

German – Business Fluent

English – Business Fluent

Benefits

Public Transport Subsidies

  • •Bezugsbezuschusstes Deutschland-Ticket

Corporate Discounts

  • •Givve-Card

Company Bike

  • •Fahrrad-Leasing-Programme

Additional Allowances

  • •Budget für berufliche Weiterentwicklung

Modern Equipment

  • •Hochwertige IT-Ausstattung

Team Events

  • •Diverse Team-Events
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