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KR
Kreisstadt Mettmann
6d ago

Teamassistenz im Büro des Bürgermeisters(m/w/x)

Mettmann
Full-timeOn-siteExperienced

Description

Als zentrale Schnittstelle im Büro des Bürgermeisters koordinierst du Termine, organisierst Veranstaltungen und bist die erste Kontaktperson für Bürger:innen sowie Partner:innen der Stadt.

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Requirements

  • •Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Verwaltungswirt oder vergleichbar
  • •Erfahrung in Assistenz, Office-Management oder Sekretariat
  • •Affinität für digitale Prozesse und Verwaltungsgestaltung
  • •Wünschenswert: Kenntnisse in Verwaltungsvorschriften und Haushaltsrecht
  • •Hohe Kommunikations-, Organisationsfähigkeit und Serviceorientierung
  • •Empathie, Flexibilität, Diskretion und strukturierte Arbeitsweise
  • •Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
  • •Vertiefte MS-Office-Kenntnisse sowie CRM- und CM-Systeme

Education

Vocational certification

Work Experience

approx. 1 - 4 years

Tasks

  • •Interne und externe Termine eigenständig koordinieren
  • •Termine vor- und nachbereiten
  • •Veranstaltungen und Bürgermeister-Sprechstunden planen
  • •Mit Fachabteilungen und externen Partner:innen abstimmen
  • •Fristen vorausschauend managen
  • •Anlaufstelle für Bürger:innen und Unternehmen sein
  • •Anfragen bearbeiten und an zuständige Stellen leiten
  • •Korrespondenz in Wort und Schrift gestalten
  • •Grußworte und offizielle Schreiben vorbereiten
  • •Postverkehr verwalten und CRM-System pflegen
  • •Dokumente, Berichte und Präsentationen aufbereiten
  • •Büromaterial beschaffen und verwalten
  • •Bei der Budgetverwaltung des Büros unterstützen
  • •Sitzungsunterlagen zusammenstellen und aufbereiten
  • •Politische Entscheidungsprozesse vor- und nachbereiten
  • •Protokolle führen und Sitzungen dokumentieren
  • •Krank- und Urlaubsmeldungen sowie Listen führen
  • •Interne Unterlagen und Daten strukturiert ablegen
  • •Verwaltungsprozesse optimieren und digitalisieren

Tools & Technologies

MS-OfficeWordExcelOutlookPowerpointCRM-SystemeCM-Systeme

Languages

German – Business Fluent

Benefits

Purpose-Driven Work

  • •Sinnstiftende und vielfältige Aufgabe

Competitive Pay

  • •Leistungsgerechte Vergütung
  • •Jahressonderzahlung

Retirement Plans

  • •Zusätzliche Betriebsrente zur Altersversorgung

Bonuses & Incentives

  • •Leistungsentgelt

Additional Allowances

  • •Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen

More Vacation Days

  • •30 Tage Jahresurlaub
  • •Arbeitsfreie Tage Heiligabend/Silvester

Modern Office

  • •Moderner Arbeitsplatz

Flexible Working

  • •Flexible Arbeitszeitgestaltung

Family Support

  • •Familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung
  • •Kooperation mit pme Familienservice
  • •Unterstützungsleistungen Kinderbetreuung
  • •Unterstützungsleistungen Eldercare

Learning & Development

  • •Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen

Corporate Discounts

  • •Sonderkonditionen namhafter Marken

Healthcare & Fitness

  • •Sportangebote
  • •Betriebliches Gesundheitsmanagement

Company Bike

  • •Jobrad-Leasing
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