Universität Wien
Organisationsassistent:in(m/w/x)
Part-timeTemporary contractWith HomeofficeExperienced
Wien
from 2,759.2 / month
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Your personal AI career agent
UNUniversität Wien
Organisationsassistent:in(m/w/x)
Wien
from 2,759.2 / month
Part-time, Mini JobTemporary contractWith Home OfficeExperienced
Nejo AI Summary
Administration von Ausschreibungs- und Recruitingprozessen für die Universität Wien mit 11.000 Mitarbeitenden. Berufserfahrung im Office-Management wünschenswert. Flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit möglich.
Requirements
- Berufserfahrung im Office-Management wünschenswert (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule oder Kaufmännischer Lehrabschluss (Matura oder gleich zu wertende Qualifikation)
- Teamfähigkeit und hohe soziale und kommunikative Kompetenz
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Eigenverantwortlicher strukturierter Arbeitsstil
- Service- und lösungsorientierte Arbeitseinstellung
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Ein Großteil der Kommunikation am Zentrum erfolgt auf Englisch.
Tasks
- Ausschreibungs- und Recruitingprozesse administrieren
- Laufende Personalbelange verwalten
- Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen begleiten
- Reiseanträge überprüfen und verwalten
- Reiseabrechnungen überprüfen und verwalten
- Freistellungen überprüfen und verwalten
- Arbeitszeitaufzeichnungen überprüfen und verwalten
- Lehrplanung koordinieren und organisieren
- Gastprofessor:innen betreuen
- Hörsaalbuchungen vornehmen
- Prüfungstermine verwalten
- Planung von Workshops unterstützen
- Organisation von Workshops unterstützen
- Durchführung von Workshops unterstützen
- Planung von Fachtagungen unterstützen
- Organisation von Fachtagungen unterstützen
- Durchführung von Fachtagungen unterstützen
- Planung von Symposien unterstützen
- Organisation von Symposien unterstützen
- Durchführung von Symposien unterstützen
- Gästebetreuung organisieren
- Buchung von Räumen organisieren
- Organisation von Caterings organisieren
- Als Rechnungsprüfer:in agieren
- Einnahmen und Ausgaben kontrollieren
- Budgets im Blick behalten
- Informations- und Kommunikationsdrehscheibe sein
- Schnittstelle zu Dienstleistungseinrichtungen sein
- Allgemeine administrative Aufgaben übernehmen
- Terminkoordination durchführen
- Eventvorbereitung durchführen
- Meetingvorbereitung durchführen
- Bestellungen tätigen
- Versand organisieren
Work Experience
- approx. 1 - 4 years
Education
- High school diploma
Languages
- German – Native
- English – Native
Tools & Technologies
- MS Office
Benefits
Flexible Working
- Flexible Arbeitszeiten
- Remote arbeiten möglich
Informal Culture
- Inspirierendes Arbeitsklima
Parking & Commuter Benefits
- Gute öffentliche Anbindung
Learning & Development
- Interne Weiterbildung
- Umfangreiches kostenfreies Kursangebot
Other Benefits
- Gleiche Chancen für alle
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Part-time, Mini JobTemporary contractWith Home OfficeExperienced
Nejo AI Summary
Administration von Ausschreibungs- und Recruitingprozessen für die Universität Wien mit 11.000 Mitarbeitenden. Berufserfahrung im Office-Management wünschenswert. Flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit möglich.
Requirements
- Berufserfahrung im Office-Management wünschenswert (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule oder Kaufmännischer Lehrabschluss (Matura oder gleich zu wertende Qualifikation)
- Teamfähigkeit und hohe soziale und kommunikative Kompetenz
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sehr gute MS Office Kenntnisse
- Eigenverantwortlicher strukturierter Arbeitsstil
- Service- und lösungsorientierte Arbeitseinstellung
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Ein Großteil der Kommunikation am Zentrum erfolgt auf Englisch.
Tasks
- Ausschreibungs- und Recruitingprozesse administrieren
- Laufende Personalbelange verwalten
- Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen begleiten
- Reiseanträge überprüfen und verwalten
- Reiseabrechnungen überprüfen und verwalten
- Freistellungen überprüfen und verwalten
- Arbeitszeitaufzeichnungen überprüfen und verwalten
- Lehrplanung koordinieren und organisieren
- Gastprofessor:innen betreuen
- Hörsaalbuchungen vornehmen
- Prüfungstermine verwalten
- Planung von Workshops unterstützen
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- Durchführung von Workshops unterstützen
- Planung von Fachtagungen unterstützen
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- Gästebetreuung organisieren
- Buchung von Räumen organisieren
- Organisation von Caterings organisieren
- Als Rechnungsprüfer:in agieren
- Einnahmen und Ausgaben kontrollieren
- Budgets im Blick behalten
- Informations- und Kommunikationsdrehscheibe sein
- Schnittstelle zu Dienstleistungseinrichtungen sein
- Allgemeine administrative Aufgaben übernehmen
- Terminkoordination durchführen
- Eventvorbereitung durchführen
- Meetingvorbereitung durchführen
- Bestellungen tätigen
- Versand organisieren
Work Experience
- approx. 1 - 4 years
Education
- High school diploma
Languages
- German – Native
- English – Native
Tools & Technologies
- MS Office
Benefits
Flexible Working
- Flexible Arbeitszeiten
- Remote arbeiten möglich
Informal Culture
- Inspirierendes Arbeitsklima
Parking & Commuter Benefits
- Gute öffentliche Anbindung
Learning & Development
- Interne Weiterbildung
- Umfangreiches kostenfreies Kursangebot
Other Benefits
- Gleiche Chancen für alle
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